Deux stratégies pour augmenter la productivité en réduisant la charge de travail (selon les méthodes des experts)
Pas toutes les méthodes de productivité conviennent à tout le monde. C'est pourquoi vous trouverez de nombreuses méthodes, et il est essentiel d'identifier celles qui pourraient fonctionner pour vous, même si cela signifie les adapter ou les modifier légèrement. Lorsque vous êtes confronté à une tâche colossale ou intimidante, les méthodes sur lesquelles vous vous appuyez habituellement ne vous seront peut-être pas d'une grande aide. Pourquoi ne pas adopter une approche duale, en combinant deux méthodes pour la rendre plus gérable?
Commençons par discuter de la technique de la "petite bouchée". Cette méthode nécessite un peu de planification au préalable mais peut être un véritable sauveur lorsque la tâche semble insurmontable. Prenez une feuille de papier (ou utilisez un document numérique) et noter votre tâche. Supposons qu'il s'agit d'organiser une fête de bureau. Découpez-la en tâches plus petites qui composent l'ensemble, comme choisir un thème, planifier des activités, prévoir de la nourriture et des boissons, et décorer le lieu.
Découpez encore plus. Choisir un thème peut impliquer de brainstormer des idées avec des collègues, de rechercher les tendances populaires et de déterminer un budget. Planifier des activités peut nécessiter de coordonner avec des prestataires, de planifier les divertissements et d'installer tout équipement nécessaire. Prévoir de la nourriture et des boissons peut impliquer de commander chez un traiteur ou d'organiser un potluck. Décorer le lieu peut impliquer d'accrocher des décorations, d'installer des tables et des chaises, et de s'assurer que tout est festif.
Continuez à découper. Coordonner avec des prestataires peut nécessiter d'envoyer des appels d'offres, de rassembler des devis et de comparer les coûts et les services. Planifier les divertissements peut signifier réserver un groupe ou un DJ, s'assurer que tout l'équipement audio/visuel est en place et s'assurer qu'il y a assez de place pour tout le monde. Planifier la nourriture peut impliquer de choisir un menu, de sélectionner un traiteur et de s'assurer que tout l'équipement nécessaire est en place. Décorer le lieu peut impliquer d'acheter ou de louer des décorations, d'installer des tables et des chaises, et de s'assurer que tout est propre et en ordre avant l'arrivée des invités.
Il est évident que lorsque vous vous chargez de l'organisation d'une fête, vous savez quelles sont toutes les tâches à accomplir, mais si vous regardez la tâche comme une seule grande chose - "planifier la fête" - au lieu de la découper consciemment en tâches plus petites, vous êtes plus susceptible de vous sentir submergé. C'est vrai pour tout, de l'organisation d'un anniversaire à la réalisation d'un grand projet au travail. Entraînez-vous à découper les tâches en plus petites bouchées au lieu de vous lancer directement dans le projet plus important. Cela vous aidera non seulement à tout organiser mais vous motivera également à voir les tâches plus petites être accomplies.
Passons maintenant à la technique de la "Pomodoro inversée". Découper vos tâches en plus petites bouchées ne suffit pas. Vous devez également les accomplir. Lorsque vous avez beaucoup à faire, il peut être difficile de vous motiver à commencer. Si vous utilisiez une technique de productivité traditionnelle, comme la méthode Pomodoro, vous travailleriez pendant 25 minutes d'affilée et prendriez une pause de cinq minutes. Cela peut être intimidant, car 25 minutes semble être une longue période lorsque vous êtes stressé.
Au lieu de cela, essayez la méthode "Pomodoro inversée", qui est similaire à l'original mais fonctionne à l'envers. Au lieu de travailler pendant 25 minutes et de prendre une pause de cinq minutes, vous travaillez pendant cinq minutes et prenez une longue pause. Cela peut sembler contre-productif, car travailler cinq minutes et se détendre pendant 20 ou 25 minutes signifie que vous avez beaucoup de temps d'inactivité, mais cela peut être utile si vous avez vraiment du mal à vous mettre au travail. Les fans de cette méthode la louent pour l'aider à éviter l'anxiété de travailler sur un grand projet, même s'il y a beaucoup de temps d'inactivité. Du travail est toujours accompli pendant ces cinq minutes, et à mesure que vous accomplissez des tâches, vous vous sentirez mieux par rapport au projet dans son ensemble. Ne soyez pas surpris si vous vous rendez compte que vous pouvez tenir plus longtemps que cinq minutes à la fois et que vous passez progressivement à un cadre Pomodoro plus traditionnel pour terminer le projet.
En suivant ces techniques, vous pouvez maximiser votre productivité et accomplir plus en moins de temps. Découpez vos tâches en plus petites bouchées et concentrez-vous sur l'accomplissement d'une bouchée à la fois, même si c'est seulement cinq minutes par jour. Utilisez la méthode Pomodoro inversée pour rendre la tâche moins intimidante et pour vous donner des pauses bien méritées. En découpant vos tâches et en les abordant une bouchée à la fois, vous pouvez surmonter la peur des grandes tâches et accomplir plus que vous ne l'auriez jamais cru possible.
Après avoir reconnu les limites des méthodes de productivité traditionnelles, vous pourriez envisager d'intégrer la "technique Pomodoro inversée" dans votre routine de travail. Cette méthode implique de travailler pendant de courtes périodes, comme cinq minutes, Followed by longer breaks, helping combat anxiety when tackling a daunting project. However, when using the 'reverse Pomodoro technique,' always ensure you gradually transition back to a more conventional Pomodoro framework to complete your tasks effectively.
Despite the success of the 'one-bite' method in breaking down tasks into manageable chunks, you might find it challenging to finish these tasks promptly. To tackle this issue, consider implementing a 'reverse Pomodoro technique' to make the task less daunting and maintain productivity, eventually completing tasks one bite at a time.
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