Вот как выглядит идеальный список дел
Вот как выглядит идеальный список дел
Отметить, вычеркнуть, удалить: список дел – наш ежедневный спутник. На самом деле он должен облегчать повседневную работу. Но зачастую он вызывает стресс и разочарование. Вот как это происходит.
Прошел еще один день, а в списке дел все еще есть задачи. Они откладываются на завтра – снова. Большинству людей, вероятно, знакомо чувство неудовлетворенности, которое возникает при этом. «Мы часто слишком оптимистично относимся к своим спискам дел», – говорит Линда Вульф. Как тренер по продуктивности, она помогает людям оптимизировать управление своим профессиональным временем.
Списки дел могут играть в этом важную роль, поскольку они призваны снять нагрузку с нашей памяти и внести структуру в наш рабочий день. Но как это сделать? «Начните с составления общего списка. Место, куда вы действительно поместите все, что хотите сделать», – советует Вульф. «Но каждый день начинайте с ежедневного списка».
Он должен быть на виду. «Это не должен быть блокнот, который исчезает в папке», – говорит Стефан Сандрок, руководитель отдела работы и производительности в Институте прикладной науки о труде. «Список дел должен быть у вас перед глазами, чтобы вы могли разгрузить свои когнитивные структуры от дел, которые еще предстоит сделать, и с нетерпением ждали момента, когда сможете поставить галочку».
Какая система мне подходит?
Аналоговая или цифровая – мнения на этот счет расходятся. «Есть исследования, которые показывают, что рукописные заметки на бумаге более эффективны, потому что моторные навыки связаны с когнитивными аспектами, – говорит Сандрок. В командной работе, с другой стороны, цифровые списки имеют больше смысла. «Вы просто должны понять, какой инструмент лучше всего подходит для достижения цели».
И он должен вам нравиться. «Если я чувствую, что мне не нравится это приложение, я не буду с ним работать», – говорит Линда Вульф. «Каждый должен найти свою систему, с которой ему нравится работать». Но как определить, что подходит именно вам? Очень просто: попробуйте. «Каждый чувствует, какой пользовательский интерфейс ему больше всего нравится».
Разбейте общую картину на маленькие шаги
Неважно, цифровой или аналоговый, эффективный список дел должен разделять большие задачи на мелкие шаги. «Имеет смысл визуализировать отдельные шаги и создать что-то вроде небольшого плана проекта», – говорит Стефан Сандрок. По мнению Линды Вульф, важно записывать ежедневные цели как можно конкретнее. Например, пункту «обучение миссис Мейер» нет места в ежедневном списке дел.
«Это невероятно сложная задача, требующая много времени». Вместо этого вы записываете следующий конкретный шаг: например, позвонить коллеге и договориться о встрече. «Это побуждает вас к действию и не дает парализовать себя задачами, которые кажутся слишком большими», – говорит Вульф.
Чем лучше вы разобьете и структурируете предстоящие задачи, тем легче они будут восприниматься вашим мозгом». Линда Вульф советует, например, использовать цветные маркеры. Они воспринимаются человеческим мозгом как приятные и предлагают различные варианты структурирования, например, по проектам, партнерам по диалогу или приоритетам.
Не зацикливайтесь
Однако многим людям трудно правильно расставить приоритеты. «Мы склонны расставлять приоритеты в зависимости от внешних требований, – говорит Линда Вульф. Срочные дела, такие как ежедневные просьбы коллег, часто оказываются на первом месте. А вот такие задачи, как установка новой компьютерной системы, которая должна заработать только через три недели, откладываются на потом». Совет эксперта: осознанно выделяйте два часа дважды в неделю на выполнение таких задач.
«Визуализация задач сама по себе может создать структуру», – говорит Стефан Сандрок. «Если это не помогает, можно, конечно, посоветоваться с коллегами и руководителями». По его мнению, рутинным задачам не место в списке дел, потому что «тогда список становится произвольным».
Иначе обстоит дело с задачами, которые возникают в течение дня. Они обязательно должны быть в списке, считает Линда Вульф. «В противном случае вы рискуете запутаться, потому что мы склонны составлять боковые списки». Тогда мелкие задачи дня внезапно оказываются на листочках, клочках бумаги или в историях электронной почты – и тогда вы перескакиваете с одного на другое.
Реалистично оценивайте свое время
То, как вы записываете дела, тоже может иметь значение. Вместо общих слов, таких как «гараж», Линда Вульф рекомендует использовать конкретные формулировки задач, например «Отвезти машину в гараж Мюллера для замены масла». И желательно, чтобы за этим следовал номер телефона. «Мы часто думаем: «Я просто запишу это вкратце, на большее у меня нет времени». Таким образом, мы сами себя обманываем, потому что в следующий раз нам придется снова думать об этом».
Также важен ваш собственный тайм-менеджмент. Это значит реалистично оценивать, сколько времени вам нужно на ту или иную задачу. Линда Вульф советует оставлять на каждую задачу от 20 до 40 процентов времени.
Кстати, большинство людей легче и быстрее работают утром и в утренние часы. Поэтому имеет смысл выполнять более трудоемкие и ответственные задачи в первой половине дня, а такие дела, как работа с электронной почтой, откладывать на вторую половину дня.
Читайте также:
- Почему немцы гладят упаковочную бумагу на Рождество
- Чего ожидать от новой коалиции консерваторов в Гессене
- Как подорожает жизнь в Германии в 2024 году
Источник: www.ntv.de
Читайте также:
Обсуждение
Самые последние новости
