Отчет о командировочных расходах: как его составить
Дорожные расходы, понесенные в командировке или во время нее, часто могут быть возмещены вашим работодателем. Однако закон — а именно § 670 Гражданского кодекса Германии (BGB) — формулирует это в очень общих чертах. В нем говорится, что вы имеете право на возмещение расходов, понесенных в результате выполнения поручения работодателя. Однако, как правило, проблемы с возмещением возникают редко — при условии, что вы правильно составили отчет о командировочных расходах.
Читайте также: Как написать заявление об увольнении
Он позволяет получить информацию об общих тратах, понесенных в связи с деловой поездкой. Только при наличии отчета о командировочных расходах сотрудники могут получить от работодателя компенсацию.
Зачем нужен отчет о командировочных расходах
Вы должны подготовить отчет о командировочных расходах, если хотите получить компенсацию за траты из собственного кармана в деловой поездке. Таким образом, вы сообщаете своему работодателю, сколько денег вы потратили и какие расходы он должен вам возместить.
Отчет о командировочных расходах также может быть полезен для работодателей. Это связано с тем, что прозрачный перечень трат помогает в планировании будущих деловых поездок. Таким образом, компания может выяснить, оправдывают ли себя командировки в конечном итоге и перевешивают ли выгоды затраты.
Отчет о командировочных расходах: что такое деловая поездка
В целом, поездка считается деловой или служебной, если она совершается по профессиональным причинам и по распоряжению работодателя. Для этого соответствующие работники должны находиться в месте, отличном от их обычного места работы, в течение короткого периода времени. Краткосрочная командировка обычно длится не более трех месяцев за один раз. К поездкам, подлежащим возмещению, относится:
- Выездное обслуживание (встреча с клиентами).
- Работа на месте с клиентам.
- Ярмарки, выставки, рынки.
- Обучение.
- Конференции.
- Экскурсии, экспедиции.
- Стажировки (школьные, учебные поездки).
Отчет о командировочных расходах: отдельные составляющие
Для того чтобы правильно составить отчет о командировочных расходах, необходимо сначала узнать об их отдельных составляющих.
Расходы на транспорт
Чаще всего для командировок используются три вида транспорта: автобус, поезд или самолет.
Кроме того, вы можете использовать служебный автомобиль для деловых поездок. При этом вы должны тщательно фиксировать свой маршрут в бортовом журнале водителя, если таковой имеется. Вы также должны сохранять чеки на все другие траты (бензин, дорожные сборы) и, возможно, предоставить их вместе с заявлением. Иногда деловые поездки совершаются и на собственном автомобиле.
Существует три различных метода выставления счетов.
Надбавка за пробег. Это самый простой вариант. Вы получаете компенсацию по фиксированной ставке за каждый пройденный километр. В настоящее время это €0,30. Не имеет значения, сколько вы потратили на бензин или насколько высоки расходы на износ, — единая ставка остается неизменной.
Фактическая сумма расходов на проезд. Здесь вы должны вести журнал учета и указывать общую сумму потраченных средств, годовой пробег вашего автомобиля и пройденные километры. Таким образом, можно определить фактические расходы на поездку и возместить их соответствующим образом.
Коэффициент пробега конкретного транспортного средства. Здесь также необходимо вести журнал регистрации водителя, причем в течение двенадцати месяцев. Вы также должны записать все расходы, понесенные на автомобиль (ремонт, техническое обслуживание, страховка, бензин). Рассчитанный таким образом коэффициент пробега выплачивается за километр, пройденный в рабочих целях, как отмечено в журнале учета. Этот вид учета является наиболее трудоемким и сложным, но он может себя оправдать, особенно для дорогих автомобилей.
Расходы на проживание
Расходы на проживание могут быть компенсированы различными способами: либо по индивидуальному тарифу, основанному на квитанциях отеля, либо по фиксированной ставке.
Если выбран индивидуальный тариф, то обычно существуют согласованные рамки расходов, за которые не могут выходить расходы отеля. Единая ставка зависит от места ночевки, в Германии она составляет 20 евро. За рубежом она варьируется и может достигать нескольких сотен евро в зависимости от страны. Размер этой единовременной суммы указан в перечне Федерального министерства финансов (BMF).
Если завтрак включен в стоимость проживания в отеле, его необходимо вычесть из дополнительной стоимости питания. Если цена четко не указана в счете, для этой цели используется фиксированная ставка в размере 20% от расходов на питание.
Дополнительные расходы на питание
Сюда входит питание, т.е. еда и напитки, употребляемые во время командировки. В Германии различают малую фиксированную ставку в размере 14 евро (командировки от 8 до 24 часов) и большую фиксированную ставку в размере 28 евро (командировки продолжительностью 24 часа и более).
Затем необходимо скорректировать сумму, причитающуюся вам в соответствии с продолжительностью командировки. Это означает, что вы вычитаете завтрак, включенный в стоимость гостиницы (фиксированная ставка — 20%), и приглашения на обеды с деловыми партнерами (40%).
В отношении питания за границей ситуация аналогична ситуации с расходами на проживание: для командировок за границу фиксированные ставки варьируются в зависимости от цен в странах и устанавливаются в перечне BMF.
Дополнительные командировочные расходы
Кроме того, существуют и другие расходы, которые вам придется понести во время командировки. К ним относятся:
- Плата за парковку.
- Деловые телефонные разговоры (при длительных командировках за границу иногда компенсируются телефонные разговоры с семьей).
- Использование интернета.
- Камера хранения багажа.
- Входные билеты на мероприятия, связанные с бизнесом (например, торговые ярмарки).
- Иски о возмещении ущерба в случае несчастного случая.
Отчет о командировочных расходах — как его подготовить
Законодательство не регламентирует, как должен выглядеть отчет о командировочных расходах. В принципе, вы также можете записать свои траты на листке бумаги и сдать его. Однако более понятным является использование документа или стандартизированной формы, которую можно просто заполнить.
Помимо перечисления командировочных расходов, документ в любом случае должен содержать общие данные:
- ФИО человека, отправившегося в командировку (возможно, также кадровый номер, отдел).
- Дата и продолжительность поездки.
- Причина поездки.
- Место назначения.
Не забудьте приложить квитанции на все суммы, которые не являются единовременными. В идеале порядок проведения расчетов по командировке регулируется трудовым договором. Многие компании имеют для этого заранее подготовленную форму, преимущество которой в том, что она облегчает работу и вам, и бухгалтерии.
Если это ваша первая деловая поездка, вам следует предварительно еще раз поговорить с работодателем и уточнить вопрос о возмещении расходов.
Отчет о командировочных расходах: личные траты
Командировочные расходы — это либо операционные расходы, если они оплачиваются компанией, либо расходы, которые вы оплачиваете из собственного кармана и самостоятельно вычитаете из своей налоговой декларации.
У вас есть такая возможность, если ваш работодатель не покрывает личные расходы на проезд или покрывает их частично. Если, например, за ночлег вы получили только фиксированную ставку в 20 евро, хотя ваш отель был дороже, вы можете вычесть разницу и убрать ее из налогооблагаемой базы.
На что следует обратить внимание при подаче отчета
Для того чтобы быстро и, главное, без ошибок подготовить отчет о командировочных расходах, следует обратить внимание на несколько моментов. Таким образом, вам без проблем возместят расходы на поездку, и вы избежите неприятных ситуаций и конфликтов.
Ведите учет правильно
Как работник, вы несете ответственность за то, чтобы ваши командировочные расходы были правильно учтены. В худшем случае грубые ошибки могут быть расценены как обман или нанесение ущерба работодателю и привести к немедленному увольнению. Неправильные заявления о расходах, в частности, часто приводят к конфликтам.
Сохраняйте квитанции
В целом, в отношении заявлений о возмещении командировочных расходов действует следующий принцип: если вы хотите, чтобы вам возместили какую-либо сумму, вы должны предъявить квитанцию об оплате. Поэтому очень важно сохранять все квитанции и счета-фактуры, которые могут иметь отношение к вашей поездке, поскольку без них вы ничего не докажете.
Придерживайтесь договоренностей
Прежде всего, необходимо убедиться, что существуют договоренности относительно командировок, и что вы с ними согласны. Проверьте свой трудовой договор или обратитесь лично к своему руководителю, чтобы прояснить ситуацию. Для того чтобы получить возмещение расходов на поездку, вы должны соблюдать эти соглашения.
Если заранее было решено, что поездка будет осуществляться на поезде, не следует передумывать и пользоваться собственным транспортным средством. В противном случае ваш работодатель может не оплатить потраченные вами расходы на бензин.
Читайте также:
- Командировки по-немецки: только поезд и экономия бумаги
- Стартап Lanes & Planes: командировка без головной боли
- Законно ли использовать VPN в Германии
Читайте также:
Обсуждение
Самые последние новости
