Успеть везде: 10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента
Термин «тайм-менеджмент» является неправильным. Вы не можете управлять временем; вы управляете событиями своей жизни во времени. Вы часто можете хотеть успеть больше, но вы получаете только 24 часа, 1440 минут или 86 400 секунд каждый день. То, как вы используете это время, зависит от навыков, приобретенных посредством самоанализа, планирования, оценки и самоконтроля. Как и деньги, время ценно и ограничено. Его нужно защищать, использовать с умом и бюджетировать. Рассмотрим 10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента.
Читайте также: Излишне романтизирован. Чем опасен фриланс?
Люди, которые практикуют хорошие методы тайм-менеджмента, часто обнаруживают, что они:
- Более продуктивны.
- Имеют больше энергии для вещей, которые им нужно выполнить.
- Чувствуют себя менее напряженными.
- Имеют больше свободного времени, чтобы делать то, что они хотят.
- Делают больше дел.
- Более позитивно относятся к другим.
- Чувствуют себя лучше.
Поиск стратегии управления временем, которая лучше всего подходит для вас, зависит от вашей личности, способности к самомотивации и уровня самодисциплины. Включив некоторые или все десять приведенных ниже стратегий, вы сможете более эффективно управлять своим временем.
10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента: 1. Знайте, как вы проводите свое время
Журнал учета рабочего времени — это полезный способ определить, как вы используете свое время. Записывайте то, что вы делаете, с 15-минутными интервалами в течение недели или двух. Оцените результаты:
-
- Все, что нужно было сделать, сделано?
- Какие задачи требуют больше всего времени?
- В какое время дня вы наиболее продуктивны?
- Чему посвящена большая часть вашего времени (т.е. работа, семья, личное, отдых)?
Выявление самых трудоемких задач и определение того, тратите ли вы свое время на наиболее важные действия, может помочь вам определить курс действий. Хорошее представление о времени, необходимом для выполнения рутинных задач, может помочь вам более реалистично планировать и оценивать, сколько времени доступно для других видов деятельности. Существует множество приложений, которые помогут вам следить за своим временем.
10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента: 2. Установите приоритеты
Для эффективного управления своим временем необходимо различать важное и срочное. Эксперты сходятся во мнении, что самые важные задачи обычно не самые срочные. Однако мы склонны позволять срочным задачам доминировать в нашей жизни. Ученые делят деятельность на четыре квадранта в своей матрице управления временем: срочные, несрочные, важные и неважные. В то время как действия, которые являются как срочными, так и важными, должны быть выполнены.
Предлагается тратить меньше времени на действия, которые не важны (независимо от их срочности), чтобы выиграть время для действий, которые не являются срочными, но важными. Сосредоточение внимания на этих важных делах позволяет лучше контролировать свое время и может уменьшить количество важных задач, которые становятся срочными.
Создание списка дел — это простой способ расставить приоритеты. Нужен ли вам ежедневный, еженедельный или ежемесячный список, зависит от вашего образа жизни. Будьте осторожны, чтобы составление списка не вышло из-под контроля. Многошаговые планы. Расположите дела в вашем списке дел в порядке приоритета (как важные, так и срочные).
Вы можете сгруппировать дела в такие категории, как высокий приоритет, средний приоритет или низкий приоритет; пронумеруйте их по порядку приоритета или используйте систему цветового кодирования. Цель состоит не в том, чтобы отметить большинство элементов, а в том, чтобы отметить элементы с наивысшим приоритетом. Приоритетный список дел позволяет вам установить границы, чтобы вы может сказать «нет» занятиям, которые могут быть интересными или давать чувство достижения, но не соответствуют вашим основным приоритетам.
10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента: 3. Используйте инструмент планирования
Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют использовать инструмент личного планирования для повышения продуктивности. Инструменты личного планирования включают планировщики, календари, приложения для телефона, настенные диаграммы, каталожные карточки, карманные дневники и записные книжки.
Записывая свои задачи, расписания и пункты, которые нужно запомнить, вы освободите свой разум, чтобы сосредоточиться на своих приоритетах. Аудиалы могут вместо этого предпочесть диктовать свои мысли. Суть в том, чтобы найти один инструмент планирования, который работает для вас, и последовательно использовать этот инструмент.
При использовании инструмента планирования:
- Всегда записывайте информацию о самом инструменте. Делать заметки в другом месте, которые нужно перенести позже, неэффективно и отнимает больше времени.
- Ежедневно пересматривайте свой инструмент планирования.
- Держите список своих приоритетов в своем инструменте планирования и часто обращайтесь к нему.
- Синхронизируйте инструменты планирования. Если у вас больше одного, убедитесь, что ваш телефон, компьютер и бумажные инструменты планирования совпадают.
- Держите резервную систему.
Приложения на вашем телефоне могут стать отличным инструментом планирования. Они обычно попадают в одну из следующих категорий:
- Тайм-трекеры — узнайте, как вы тратите свое время.
- Экономия времени — повысьте производительность и избавьтесь от привычек тратить время впустую.
- Диспетчеры задач — расставьте приоритеты и организуйте задачи, чтобы улучшить управление временем.
- Разработчики привычек — создавайте здоровые привычки, чтобы стимулировать управление временем.
10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента: 4. Будьте организованы
Неорганизованность приводит к плохому управлению временем. Исследования показали, что беспорядок оказывает сильное негативное влияние на восприятие благополучия. Чтобы улучшить наше управление временем, будьте организованы.
Установите три коробки (или углы комнаты) с надписями «Оставить», «Отдать» и «Выбросить». Сортируйте предметы в эти ящики. Выбросьте предметы из коробки «Выбросить». Ваша коробка «Отдать» может содержать предметы, которые вы хотите продать, подарить или выбросить.
Следующий шаг — сократить время, которое вы тратите на обработку информации. Например, такие задачи, как электронная почта, могут занять весь день. Чтобы сократить потери времени, внедрите систему организации электронной почты, которая позволит максимально эффективно обрабатывать информацию в каждом электронном письме. Используйте папки, пометки или систему цветового кодирования, чтобы отслеживать, что к чему.
10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента: 5. Планируйте соответствующим образом
Планирование — это больше, чем просто запись того, что должно быть сделано (например, встречи и встречи). Убедитесь, что у вас есть время для вещей, которые вы хотите сделать. Эффективное планирование требует, чтобы вы знали себя. Ваш журнал учета рабочего времени должен помочь вам определить моменты, когда вы наиболее продуктивны и бдительны.
Планируйте свои самые сложные задачи на то время, когда у вас больше всего энергии. В первую очередь выделите время для высокоприоритетных дел и защитите это время от отвлекающих факторов.
Запланируйте небольшие задачи, такие как составление электронного письма, создание списка покупок, чтение, просмотр вебинаров или прослушивание подкастов во время длительных поездок на работу или в ожидании звонка или встречи. Извлеките выгоду из того, что в противном случае было бы потерянным временем. Избегайте непродуктивных действий, таких как игры или просмотр социальных сетей. Ограничьте запланированное время примерно тремя четвертями своего дня, чтобы выделить время на творческую деятельность, такуюкак планирование, мечты и размышления.
10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента: 6. Делегирование: получайте помощь от других
Делегирование означает возложение ответственности за задачу на кого-то другого, высвобождая ваше время для задач, требующих вашего опыта. Определите задачи, которые могут выполнять другие, и выберите подходящего человека (лиц) для их выполнения. Выберите человека с соответствующими навыками, опытом, интересами и полномочиями, необходимыми для выполнения задачи. Быть конкретными.
Определите задачу и свои ожидания, предоставив человеку некоторую свободу персонализировать задачу. Периодически проверяйте, насколько хорошо человек прогрессирует, и оказывайте любую помощь, стараясь не брать на себя ответственность. Наконец, вознаградите человека за хорошо выполненную работу или внесите предложения по улучшению, если это необходимо.
Еще один способ получить помощь — «купить» время, купив товары или услуги, экономящие время. Например, заплатив кому-то за стрижку газона или уборку дома, присоединение к автобазе для внеклассных занятий ваших детей освобождает время для других занятий. Экономия времени за счет найма кого-то для специализированных проектов часто стоит затрат.
10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента: 7. Прекратите откладывать на потом
Люди откладывают дела по разным причинам. Возможно, задача кажется непосильной или неприятной. Чтобы перестать прокрастинировать, подумайте о том, чтобы «сначала съесть большую лягушку». Цитата, которую обычно приписывают Марку Твену, гласит: «Если ваша работа — съесть лягушку сегодня, лучше сделать это первым делом с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть большую лягушку».
Неприятные задачи, выполнение которых мы откладываем, — это «большие лягушки». Выполните эти задачи в качестве первого действия дня, чтобы убрать их с дороги. Другой вариант — «снежный ком» ваших задач, разбивая их на более мелкие сегменты, выполняя подготовительные задачи и, в конечном итоге, выполняя более крупную задачу. Независимо от того, выберете ли вы метод «сначала большая лягушка» или метод «снежного кома», попробуйте создать систему вознаграждений за выполненные задачи, чтобы поддерживать мотивацию.
10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента: 8. Управляйте «пожирателями времени»
Сократите или устраните время, затрачиваемое на эти действия, применив несколько простых советов.
Портативные устройства
- Воспользуйтесь преимуществами функций преобразования голоса в текст, таких как расшифровка голосовых сообщений, создание заметок или черновиков электронных и текстовых сообщений, когда вы в пути.
- Избегайте светской беседы. Оставайтесь сфокусированным.
- Примите все необходимые меры сразу после звонка.
- Установите ограничения на время, проводимое за компьютером, и регулярно следите за своим цифровым самочувствием.
- Запланируйте перерывы с ваших устройств.
Эл. адрес
-
- Выделите определенное время для просмотра электронной почты и ответа на нее, но не позволяйте ей накапливаться до такой степени, что ее невозможно будет отсортировать.
- Отключите уведомления для электронной почты.
- Обрабатывайте каждый элемент только один раз, если это возможно.
- Немедленно удалите или отпишитесь от нежелательной почты.
- Поддерживайте актуальность и порядок в адресных книгах.
- Используйте встроенные ярлыки для сортировки электронной почты.
.
Неожиданные посетители
- Назначьте время для личных посещений.
- Сообщите посетителям о ваших временных ограничениях и вежливо предложите перенести встречу.
- Установите взаимоприемлемый срок для визита.
- Когда кто-то подходит к двери, встаньте и проведите собрание стоя, чтобы оно было кратким.
Личные и виртуальные встречи
- Заранее узнайте цель встречи.
- Прибывайте рано.
- Начинайте и заканчивайте встречу вовремя.
- Подготовьте повестку дня и придерживайтесь ее. Используйте временную повестку дня, если это необходимо.
- Не планируйте встречи, если они не необходимы и не имеют конкретной цели или повестки дня.
- Используйте программное обеспечение для записи.
10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента: 9. Избегайте многозадачности
Психологические исследования показали, что многозадачность не экономит время. На самом деле часто бывает наоборот. Вы теряете время при переключении с одной задачи на другую, что приводит к снижению производительности. Рутинная многозадачность может привести к трудностям в концентрации и удержании внимания. Делайте все возможное, чтобы сосредоточиться только на одной задаче за раз, оградите свое место от отвлекающих факторов, в том числе отключите уведомления на своих устройствах и выделите время для конкретных задач.
10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента: 10. Следите за здоровьем
Забота и внимание, которые вы уделяете себе, являются важным вложением времени. Планирование времени для отдыха или ничегонеделания поможет вам восстановиться физически и умственно, что позволит выполнять задачи быстрее и легче. Обязательно следите за временем, проводимым за экраном, как за частью своего цифрового благополучия, устанавливая границы, чтобы оставаться здоровым. Исследование, проведенное Google, показало, что четыре из пяти участников исследования, которые предприняли шаги для улучшения своего цифрового благополучия, считают, что их общее благополучие также положительно повлияло на их общее благополучие.
Чтобы улучшить свое цифровое благополучие, установите ограничения по времени или используйте встроенное программное обеспечение на электронных устройствах, таких как телефоны и планшеты, чтобы поддерживать свое цифровое благополучие. Блокировщики синего света и режим оттенков серого также могут помочь вам улучшить свое цифровое самочувствие. Каждый вечер назначайте время, чтобы выключать все цифровые устройства, чтобы дать своему разуму время расслабиться; это также может помочь улучшить ваш график сна.
К сожалению, плохое управление временем и слишком много времени перед экраном могут привести к усталости, капризности и более частым заболеваниям. Чтобы уменьшить стресс, поощряйте себя за успехи в тайм-менеджменте. Потратьте время, чтобы признать, что вы выполнили важную задачу или задачу, прежде чем переходить к следующему действию.
10 стратегий для лучшего тайм-менеджмента: что выбрать
Какие бы стратегии тайм-менеджмента вы ни использовали, найдите время, чтобы оценить, как они сработали для вас. Есть ли у вас здоровый баланс между работой и семейной жизнью? Выполняете ли вы задачи, которые являются наиболее важными в вашей жизни? Достаточно ли времени вы уделяете своему личному благополучию? Если ответ «нет» есть на любой из этих вопросов, тогда переоцените свои стратегии управления временем и перейдите на те, которые будут работать лучше для вас. Успешное управление временем ведет к большему личному счастью, большему количеству достижений дома и на работе и более удовлетворительному будущему.
Читайте также:
- Техника продуктивности Помодоро: как управлять своим временем
- Удаленка: как организовать рабочее место и повысить продуктивность
- Как повысить продуктивность и меньше уставать: эти два трюка сделают вас счастливее на работе
Читайте также:
Обсуждение
Самые последние новости
