Organize melhor seus dias com <unk>bloqueio de tempo<unk>
Há muitas maneiras de organizar uma agenda, desde usar uma agenda de papel e caneta até pegar alguns marcadores de limpeza e rabiscar no seu relógio. Um método visa funcionar dando-lhe mais insight sobre como você gasta seu tempo - e ajudá-lo a gerenciar seu dia até o minuto. Chamado de time blocking.
O que é time blocking?
Time blocking é o ato de organizar sua agenda para que todas as atividades que você precisa fazer em um dia estejam contabilizadas. Idealmente, você fará isso usando uma ferramenta de calendário digital, como o Google Calendar. Mesmo se você estiver escrevendo tudo isso em um pedaço de papel, considere a maneira como um Google Calendar aparece. Cada dia é representado por uma coluna dividida em incrementos de 15 minutos, do meio-dia até 11:59 p.m. Quando você adiciona uma reunião ou compromisso no calendário, uma caixa aparece e preenche o espaço representando quanto tempo o evento vai tomar do seu dia.
Com o time blocking, sua meta é preencher a coluna inteira com caixas, sem deixar nenhum espaço em branco. Até mesmo seus períodos de descanso devem ser marcados como tal. Nenhuma atividade - desde tomar café da manhã até fazer tarefas e ligar para sua mãe - é pequena demais para ser adicionada à lista. Em seguida, você pode classificar tudo com uma cor bonita (quando se trata de gerenciamento de tempo, você tem que encontrar sua própria diversão).
Como criar uma agenda de time blocking
Comece fazendo uma lista de tudo o que você vai fazer amanhã. Por exemplo, você pode acordar, verificar as notícias, tomar banho, fazer café, ir para o trabalho, pegar café da manhã, responder e-mails, participar de uma reunião, almoçar com um amigo antigo, trabalhar em um projeto, voltar para casa, levar as crianças a um jogo de beisebol, pegar o jantar, comer esse jantar, assistir a seu programa favorito, se preparar para dormir, ficar acordado pensando na mudança climática e dormir de verdade.
Depois de escrever a lista exaustiva de tarefas do seu dia, marque quanto tempo cada uma pode ou deve levar. Em seguida, pegue o papel (ou abra o software) que você está usando para time blocking e insira cada evento e responsabilidade nele, de acordo com o tempo que você designou para ele. Se você quiser ver como está dividindo seu dia, escolha cores diferentes para classificar as tarefas, como azul para banho/banho, amarelo para trabalho e verde para refeições.
De acordo com a empresa de gerenciamento de força de trabalho Spica, a dica depois disso é tratar cada caixa da mesma maneira que você trataria uma reunião: não a reschedule, não mexa muito nela, honre o compromisso de tempo que ela representa, comprometa-se a fazer a tarefa no horário especificado e faça o seu melhor para concluí-la no tempo que você reservou para ela. Isso é chamado de time boxing, um conceito semelhante, mas ligeiramente diferente, que envolve dar a si mesmo um tempo definido para fazer algo, concentrar-se apenas nessa tarefa durante esse tempo e parar seu trabalho quando o tempo acabar. Escrevi mais extensivamente sobre as semelhanças e diferenças entre time boxing e time blocking, mas tudo o que você realmente precisa saber é que durante o tempo que você designou para fazer algo em seu calendário, você deve se envolver completamente em trabalho profundo, evitar distrações e direcionar toda a sua energia para a responsabilidade em questão. Assim como qualquer reunião ou evento pré-agendado, coisas vão surgir que atrapalharão a agenda, mas, na ausência de uma grande perturbação (o tipo de coisa que você mudaria uma reunião de trabalho), comprometa-se a seguir suas caixas de tempo.
É inteligente aqui também implementar algum tipo de rastreamento de tempo, seja escrevendo quanto tempo suas tarefas realmente levam ou usando um software para monitorar seu trabalho, para que você possa fazer ajustes em suas caixas de tempo à medida que avança. Durante a primeira semana ou duas, você provavelmente vai estar adivinhando quanto tempo cada tarefa vai levar quando estiver construindo a agenda, mas, com o tempo, você deveria ser capaz de identificar se alguma coisa leva mais ou menos tempo do que você vem designando, então ajuste a agenda para corresponder a essas necessidades no futuro.
Por que o time blocking funciona
O time blocking é adorado por seus adeptos. Como a Harvard Business Review aponta, uma lista de tarefas diárias comum dá muitas escolhas e pouca estrutura. Adicionar o elemento tempo ajuda a manter você na tarefa.
Também ajuda a cumprir prazos e ficar dentro das diretrizes. Se você sabe que um projeto ou tarefa combinado levará 50 horas, o time blocking ajuda a espalhar isso e fazer espaço para ele em sua agenda, permitindo que você conclua as coisas em um cronograma definido sem ter que adivinhar se realmente tem tempo para isso. Se você concluir alguma coisa antes do prazo, ótimo! Vá em frente e adicione um pouco de tempo livre.
Uma nota final sobre o time blocking
O time blocking é muitas vezes confundido com time boxing e muitos blogs e dicas de produtividade vão dizer "time boxing" quando querem dizer time blocking. O artigo da Harvard Business Review acima faz isso, por exemplo. É um erro fácil de cometer e, de fato, em uma versão anterior deste post, eu chamei time blocking de time boxing. Desde que você esteja seguindo o plano e fazendo um calendário detalhado, não importa o que você está chamando, mas isso pode causar alguma confusão enquanto você lê outros guias, então só esteja avisado. Um resumo completo das diferenças entre os dois pode ser encontrado aqui.
Implementar a técnica de blocagem de tempo na sua rotina de trabalho pode aumentar significativamente a produtividade. Por exemplo, você pode agendar um horário específico para se concentrar em tarefas de trabalho, usando cores diferentes para distinguir entre tarefas como reuniões (amarelo), pausas (verde) e sessões de trabalho focado (azul). Always try to honor these time blocks like you would a scheduled meeting, ensuring you complete tasks during their allotted time to maximize efficiency. Utilizing productivity software can also help you track and adjust time blocks based on actual task durations, improving your time blocking strategy over time.
