Duas estratégias para aumentar a produtividade através da redução da carga de trabalho (conforme sugerido pelos métodos de especialistas)
Nem todo método de produtividade serve perfeitamente para todos. Por isso, você encontrará muitos métodos por aí, e é importante identificar quais deles podem funcionar para você, mesmo que isso signifique ajustá-los ou modificá-los ligeiramente. Quando você se depara com uma tarefa colossal ou intimidante, os métodos em que você geralmente confia podem não ser de muita ajuda. Por que não experimentar uma abordagem dupla, combinando dois métodos para torná-la mais gerenciável?
Vamos discutir primeiro a técnica "de uma só vez". Este método requer um pouco de planejamento antecipado, mas pode ser uma salvação quando uma tarefa parece insuperável. Pegue um pedaço de papel (ou use um documento digital) e anote sua tarefa. Digamos que seja organizar uma festa na empresa. Divida-a em tarefas menores que compõem o todo, como escolher um tema, planejar atividades, providenciar comida e bebidas e decorar o local.
Divida ainda mais. Escolher um tema pode envolver brainstorming com colegas, pesquisar tendências populares e definir um orçamento. Planejar atividades pode exigir coordenar com fornecedores, agendar entretenimento e configurar qualquer equipamento necessário. Providenciar comida e bebidas pode envolver encomendar de um caterer ou organizar uma festa potluck. Decorar o local pode envolver pendurar decorações, configurar mesas e cadeiras e garantir que tudo esteja festivo.
Continue dividindo. Coordenar com fornecedores pode exigir enviar RFPs, reunir orçamentos e comparar custos e serviços. Configurar entretenimento pode significar contratar uma banda ou DJ, providenciar qualquer equipamento de áudio/visual e garantir que haja espaço suficiente para todos. Planejar a comida pode envolver decidir um menu, selecionar um caterer e providenciar qualquer equipamento necessário. Decorar o local pode envolver comprar ou alugar decorações, configurar mesas e cadeiras e garantir que tudo esteja limpo e arrumado antes da chegada dos convidados.
É óbvio que, quando você assume a responsabilidade de organizar uma festa, sabe quais são todas as tarefas que precisa realizar, mas, se você olhar para a tarefa como uma coisa grande - "planejar a festa" - em vez de dividi-la conscientemente em tarefas menores, é mais provável que se sinta sobrecarregado. Isso é verdadeiro para tudo, desde planejar uma festa de aniversário até enfrentar um grande projeto no trabalho. Treine-se para dividir tarefas em partes menores em vez de mergulhar direto no projeto maior. Isso não apenas ajudará você a manter tudo organizado, como também o motivará à medida que você vê tarefas menores sendo concluídas.
Agora, falemos sobre a técnica "Pomodoro inverso". Dividir suas tarefas em partes menores não é suficiente. Você precisa realmente concluir essas tarefas. Quando há muito a ser feito, pode ser difícil se motivar a começar. Se você estivesse usando uma técnica de produtividade tradicional, como o método Pomodoro, trabalharia por 25 minutos seguidos e depois teria um descanso de cinco minutos. Isso pode ser intimidante, pois 25 minutos parecem uma longa duração quando você está estressado.
Em vez disso, experimente o método "Pomodoro inverso", que é igual ao original, mas trabalhado ao contrário. Em vez de trabalhar por 25 minutos e depois ter um descanso de cinco minutos, você trabalha por cinco minutos e depois tem um longo descanso. Pode parecer contraproducente, já que trabalhar por cinco minutos e relaxar por 20 ou 25 minutos significa que você tem muito tempo livre, mas é útil se você estiver realmente tendo dificuldade em entrar no ritmo de trabalho. Fãs deste método elogiam-no por ajudá-los a evitar a ansiedade de trabalhar em um grande projeto, mesmo que haja muito tempo livre. Trabalho ainda está sendo feito durante aqueles cinco minutos, e eventualmente, à medida que você conclui tarefas, você se sentirá melhor em relação ao projeto como um todo. Não fique surpreso se você de repente se sentir capaz de durar mais do que cinco minutos de cada vez e gradualmente passar para um quadro Pomodoro mais tradicional para concluir o projeto.
Ao seguir essas técnicas, você pode maximizar sua produtividade e fazer mais em menos tempo. Divida suas tarefas em partes menores e concentre-se em concluir uma parte de cada vez, mesmo que seja apenas por cinco minutos por dia. Use o método Pomodoro inverso para tornar a tarefa menos intimidante e dar a si mesmo alguns descansos necessários. Ao dividir suas tarefas e fazer uma coisa de cada vez, você pode superar o medo de tarefas grandes e realizar mais do que jamais pensou ser possível.
Após reconhecer as limitações dos métodos de produtividade tradicionais, você pode considerar incorporar a "técnica Pomodoro inverso" à sua rotina de trabalho. Este método envolve trabalhar em períodos curtos, como cinco minutos, seguidos de longos descansos, ajudando a combater a ansiedade ao enfrentar um projeto assustador. No entanto, ao usar a "técnica Pomodoro inverso", sempre certifique-se de gradualmente voltar a um quadro Pomodoro mais convencional para concluir suas tarefas efetivamente.
Apesar do sucesso do método "de uma só vez" em dividir tarefas em pedaços gerenciáveis, você pode encontrar desafios em concluir essas tarefas rapidamente. Para enfrentar esse problema, considere implementar uma "técnica Pomodoro inverso" para tornar a tarefa menos intimidante e manter a produtividade, eventualmente concluindo tarefas uma de cada vez.
){kind=link}