As diferenças entre bloqueio de tempo e time-boxing e quando você deve usá-los
Já venho defendendo o conceito de "time boxing" para gerenciar melhor o seu dia e ser mais produtivo há algum tempo, mas o mundo das técnicas de gerenciamento de tempo é vasto. Ao procurar pela técnica certa, você pode até encontrar o termo "time blocking" e pensar que é a mesma coisa que time boxing, mas não é. Cada uma tem sua utilidade, no entanto. Aqui está a diferença entre essas duas abordagens de gerenciamento de tempo e quando usar cada uma.
O que é time boxing?
Time boxing é uma forma de abordar tarefas que envolve reservar um período de tempo fixo - uma "caixa" - para trabalhar nela. Você trabalha nela apenas pelo tempo que você reservou para si mesmo, então você está feito, pelo menos por enquanto, até você reservar outra caixa de tempo para ela.
Você usa isso quando precisa se concentrar em algo, seja uma tarefa rotineira que você agenda para um certo horário todos os dias, semanas ou meses. O time boxing cria um espaço para você se dedicar completamente a apenas uma tarefa, mergulhar no trabalho profundo e evitar distrações até o seu tempo acabar.
Pense nisso como uma técnica Pomodoro pesada: onde Pomodoro pede que você trabalhe por 25 minutos e faça uma pausa antes de voltar ao trabalho, o time boxing pede que você trabalhe pelo tempo que quiser ou precisar, mas entenda que quando o tempo acabar, você está feito. Em ambos os casos, você sabe que o descanso está chegando, então você se concentra e trabalha duro para chegar ao fim e concluir o máximo possível no tempo reservado. O time boxing é especialmente útil para trabalho pesado que tem algum tipo de prazo, mas é responsabilidade sua agendar as caixas de tempo corretamente do agora até quando o prazo ocorrer.
O que é time blocking?
O time blocking é usado quando você tem uma variedade de tarefas para abordar e precisa agendar seu dia com precisão. Frequentemente, essas tarefas são desconexas, vindo da sua vida profissional, doméstica, acadêmica e social. Seu dia está cheio de deveres e atividades relacionadas a todas essas áreas, então seu calendário deve refletir isso e reservar tempo para tudo. Usando o time blocking, você reserva o tempo que passará em cada tarefa, geralmente em um calendário ou planner, e se apega a ele, usando estimativas educadas para adivinhar quanto tempo cada uma levará dentro da sua agenda. A parte mais importante do time blocking é se apegar ao cronograma que você criou, que pode incluir time boxing, já que você pode precisar encurtar uma tarefa se seu tempo acabar no seu cronograma e for hora de passar para outra.
Você bloqueia tudo o que precisa e quer fazer, além de todas as pausas, tempos mortos e tudo o que estiver no meio. Seu calendário ou planner inteiro deve estar cheio de blocos, que são lembretes visuais de quanto tempo você tem para fazer cada tarefa. Certifique-se de incluir blocos para coisas que você gosta, como assistir a um programa favorito ou encontrar amigos, já que essas coisas atuam como recompensas por fazer tudo o mais. Usar esse sistema também permite que você veja exatamente quanto tempo você realmente tem para essas atividades. Se houver algo especial vindo, como um concerto, jogo ou encontro, sempre reserve isso no calendário de time blocking no momento em que você planejar, para que você possa construir seus blocos em torno disso também.
Quando usar time boxing e time blocking?
Use o time boxing quando você tem um projeto de longo prazo para trabalhar ou um que nunca realmente termina, como uma apresentação que é devido no trabalho em uma semana ou para limpar sua casa. A ideia aqui é que você deve reservar um certo horário, como das 16h às 17h, para trabalhar em algo consistentemente, para que quando esse horário chegar, você esteja no hábito de se concentrar completamente na coisa que você está trabalhando. O time boxing é mais sobre construir hábitos, treinar-se para se concentrar profundamente em uma coisa em um horário pré-determinado para que você realmente se envolva e comece a fazer isso regularmente naquele horário. Você pode time boxar respondendo a todos os seus e-mails das 9h às 9h30 todas as manhãs, por exemplo, ou limpando sua sala de estar todas as quintas-feiras às 18h.
Use o time blocking quando você está lidando com muitas coisas e quer ter certeza de que tudo será feito. Você deve usar um calendário, como o Google Calendar, para mapear cada segundo do seu dia. Agende os time boxes que você usa para verificar e responder seus e-mails, limpar, trabalhar nas atividades dos seus filhos, ver seus amigos e até mesmo fazer sua pausa para almoço ou pausas de trabalho de 15 minutos. Cada parte do seu calendário deve estar cheia para que você sempre saiba o que deveria estar fazendo e exatamente quanto tempo você tem para fazê-lo.
Eles trabalham juntos, de certa forma, já que, como eu disse, você acaba time boxing quando está time blocking, mas o time blocking é menos sobre construir hábitos e mais sobre construir uma rotina. Quanto mais você fizer, melhor você ficará nisso. Você pode perceber, duas semanas depois, que não precisa de uma hora inteira para conferir o inventário todas as terças-feiras à tarde, então você pode reduzir isso para 45 minutos e bloquear algo novo naqueles 15 minutos extras. Você pode perceber que precisa de mais de uma hora para planejar suas refeições para a semana às noites de domingo. Você pode ajustar os blocos de tempo até ter exatamente o espaço certo para tudo. then, just get to work. Your calendar tells you exactly what you need to be doing, so it's on you now to focus only on that task, stay distraction-free, and grind it out.
No contexto da melhoria da produtividade, a técnica de "time boxing" pode ser uma estratégia eficaz para se concentrar em tarefas complexas que exigem trabalho profundo, como redigir um relatório ou trabalhar em um projeto de pesquisa, dedicando um período de tempo fixo a ela e evitando distrações até o tempo esgotar. Ao planejar o seu dia com diversas tarefas, a técnica de "time blocking" se torna útil, pois permite que você agende cada tarefa, incluindo pausas e tempo livre, em um calendário ou planner, assegurando que você tenha tempo para todas as suas responsabilidades e atividades.
