Organizzate meglio le vostre giornate con <unk>blocco del tempo<unk>
Ci sono molti modi per organizzare la tua agenda, dal usare una penna e un planner cartaceo al prendere dei pennarelli cancellabili e scrivere sulla tua sveglia. Un metodo si propone di funzionare dando più insight su come trascorri il tuo tempo - e aiutandoti a gestire la tua giornata fino all'ultimo minuto. Si chiama time blocking.
Cos'è il time blocking?
Il time blocking è l'atto di organizzare la tua agenda in modo che ogni attività che devi fare in una giornata sia prevista. Idealmente, dovresti farlo usando uno strumento digitale come Google Calendar. Anche se lo stai scrivendo a mano su un pezzo di carta, considera come appare un Google Calendar. Ogni giorno è rappresentato da una colonna suddivisa in incrementi di 15 minuti, dalla mezzanotte alle 23:59. Quando aggiungi un incontro o un appuntamento nel calendario, appare un box che riempie lo spazio rappresentante quanto tempo l'evento toglierà dalla tua giornata.
Con il time blocking, il tuo obiettivo è riempire l'intera colonna con i box, senza lasciare spazi vuoti. Anche i periodi di riposo dovrebbero essere segnati come tali. Nessuna attività - dalla colazione alle commissioni alla chiamata alla mamma - è troppo piccola da aggiungere alla lista. Poi, puoi classificarle con un bel colore (quando si tratta di gestione del tempo, devi trovare il tuo divertimento).
Come creare una agenda di time blocking
Inizia facendo una lista di tutto ciò che farai domani. Ad esempio, potresti svegliarti, leggere le notizie, fare la doccia, fare il caffè, recarti al lavoro, prendere la colazione, rispondere alle email, partecipare a una riunione, pranzare con un vecchio amico, lavorare su un progetto, recarti a casa, portare i bambini a una partita di baseball, prendere la cena, mangiare quella cena, guardare il tuo programma preferito, prepararti per andare a letto, pensare al cambiamento climatico e dormire.
Una volta scritta la lista esaustiva dei compiti della giornata, segna quanto tempo potrebbe (o dovrebbe) richiedere ciascuno. Poi, prendi il papel (o apri il software) che userai per il time blocking e inserisci ogni evento e responsabilità, secondo il tempo che hai assegnato. Se vuoi vedere come stai suddividendo la tua giornata, scegli colori diversi per classificare i compiti, come il blu per la toeletta/igiene, il giallo per il lavoro e il verde per i pasti.
Per la società di gestione del lavoro Spica, il trucco dopo è trattare ogni box come tratteresti un incontro: non rischedulare, non alterarlo troppo, rispetta l'impegno di tempo che rappresenta, impegna a fare il compito all'orario specificato e fai del tuo meglio per farlo nel tempo che hai assegnato. Questo è chiamato time boxing, un concetto simile ma leggermente diverso che implica darsi un tempo prestabilito per fare qualcosa, concentrarsi solo su quel compito durante quel tempo e fermare il lavoro quando il tempo è scaduto. Ho scritto più estesamente sulle somiglianze e differenze tra time boxing e time blocking, ma tutto ciò che devi sapere è che durante il tempo che hai assegnato per fare qualcosa sul tuo calendario, dovresti impegnarti completamente nel lavoro profondo, evitare le distrazioni e rivolgere tutta la tua energia alla responsabilità presente. Come per qualsiasi incontro o evento preprogrammato, verranno fuori cose che disturberanno la tabella di marcia, ma in assenza di un grosso sconvolgimento (il tipo di cosa per cui sposteresti un incontro di lavoro), impegna a rispettare i tuoi time block.
Qui è intelligente anche implementare qualche tipo di tracciamento del tempo, che sia scrivendo quanto tempo i tuoi compiti richiedono effettivamente o usando un software per monitorare il lavoro, in modo da poter apportare aggiustamenti ai tuoi time block man mano che procedi. Durante la prima settimana o due, probabilmente indovinerai quanto tempo richiederà ciascun compito quando stai costruendo l'agenda, ma con il tempo dovresti essere in grado di identificare se qualcosa richiede più o meno tempo di quanto hai assegnato, quindi regola l'agenda per adattarsi a quelle esigenze in futuro.
Perché il time blocking funziona
Il time blocking è amato dai suoi sostenitori. Come sottolinea la Harvard Business Review, una lista di cose da fare tradizionale ti dà troppe scelte e non abbastanza struttura. Aggiungere l'elemento tempo ti aiuta a restare concentrato.
Ti aiuta anche a rispettare le scadenze e a stare entro i limiti. Se sai che un certo progetto o compito richiederà un totale di 50 ore, il time blocking ti aiuta a suddividerle e a fare spazio per loro nella tua agenda, permettendoti di fare le cose in base a un programma prestabilito senza dover indovinare se hai davvero il tempo per farlo. Se finisci qualcosa in anticipo, ottimo! Vai avanti e aggiungi un po' di tempo libero.
Implementare la gestione del tempo nella tua routine lavorativa può notevolmente aumentare la produttività. Ad esempio, potresti programmare un orario specifico per concentrarti sui compiti lavorativi, utilizzando colori diversi per distinguere tra le attività come riunioni (giallo), pause (verde) e sessioni di lavoro concentrate (blu). Cerca sempre di rispettare questi blocchi di tempo come faresti con un appuntamento programmato, assicurandoti di completare i compiti durante il tempo loro assegnato per massimizzare l'efficienza. Utilizzare software di produttività può anche aiutarti a monitorare e regolare i blocchi di tempo in base alle effettive durate dei compiti, migliorando la tua strategia di gestione del tempo nel tempo.
