Due strategie per aumentare la produttività riducendo il carico di lavoro (come suggerito dai metodi di esperti)
Non ogni metodo di produttività si adatta perfettamente a tutti. Ecco perché ci sono numerosi metodi là fuori e è importante identificare quali potrebbero funzionare per te, anche se ciò significa adattarli o modificarli leggermente. Quando ti trovi di fronte a un compito enorme o scoraggiante, i metodi su cui di solito fai affidamento potrebbero non essere di grande aiuto. Perché non provare un approccio duale, combinando due metodi per renderlo più gestibile?
Iniziamo con la tecnica del "morsetto". Questo metodo richiede un po' di pianificazione in anticipo ma può essere un salvavita quando un compito sembra insormontabile. Prendi un pezzo di carta (o usa un documento digitale) e scrivi il tuo compito. Ad esempio, organizzare una festa in ufficio. Suddividilo in compiti più piccoli che lo compongono, che potrebbero essere selezionare un tema, pianificare le attività, provvedere al cibo e alle bevande e decorare il luogo.
Suddividilo ancora di più. Selezionare un tema potrebbe comportare brainstorming con i colleghi, ricerca delle tendenze popolari e decidere un budget. Pianificare le attività potrebbe richiedere la coordinazione con i fornitori, la programmazione dell'intrattenimento e l'installazione di qualsiasi attrezzatura necessaria. Provvedere al cibo e alle bevande potrebbe comportare l'ordine da un catering o l'organizzazione di un buffet. Decorare il luogo potrebbe comportare l'appeso di decorazioni, l'installazione di tavoli e sedie e assicurarsi che tutto sia festoso.
Continua a suddividerlo. Coordinare con i fornitori potrebbe richiedere l'invio di RFP, la raccolta di preventivi e il confronto dei costi e dei servizi. Programmare l'intrattenimento potrebbe comportare la prenotazione di un gruppo o un DJ, l'organizzazione di qualsiasi attrezzatura audio/visiva e assicurarsi che ci sia spazio per tutti. Pianificare il cibo potrebbe comportare la decisione del menu, la selezione di un catering e l'organizzazione di qualsiasi attrezzatura necessaria. Decorare il luogo potrebbe comportare l'acquisto o il noleggio di decorazioni, l'installazione di tavoli e sedie e assicurarsi che tutto sia pulito e ordinato prima dell'arrivo degli ospiti.
Ovviamente, quando si assume la responsabilità di organizzare una festa, si sa che questi sono tutti i compiti da fare, ma se si guarda al compito come a una cosa sola - "pianificare la festa" - invece di suddividerlo consapevolmente in compiti più piccoli, si è più propensi a sentirsi sopraffatti. Questo è vero per tutto, dal pianificare una festa di compleanno all'affrontare un grande progetto sul lavoro. Addestrati a suddividere i compiti in morsetti più piccoli invece di lanciarti direttamente nel progetto più grande. Questo ti aiuterà non solo a mantenere tutto organizzato ma ti motiverà anche mentre vedi i compiti più piccoli che vengono completati.
Parliamo ora della tecnica del "Pomodoro inverso". Suddividere i compiti in morsetti più piccoli non basta. Devi anche completarli. Quando c'è tanto da fare, può essere difficile motivarsi a iniziare. Se stavi usando un metodo di produttività tradizionale, come il metodo Pomodoro, lavoreresti per 25 minuti di fila e poi prenderesti una pausa di 5 minuti. Questo può essere scoraggiante, poiché 25 minuti sembrano un lungo periodo di tempo quando si è stressati.
Invece, prova il metodo "Pomodoro inverso", che è simile all'originale ma lavorato al contrario. Invece di lavorare per 25 minuti e prendere una pausa di 5 minuti, lavori per 5 minuti e poi prendi una lunga pausa. Potrebbe sembrare controproducente dal momento che lavorare per 5 minuti e rilassarsi per 20 o 25 minuti significa che hai molto tempo libero, ma è utile se stai avendo difficoltà a entrare nel flusso di lavoro. I fan di questo metodo lo lodano per l'aiuto che fornisce nel evitare l'ansia di lavorare su un grande progetto, anche se ci sono molti tempi morti. Il lavoro viene comunque fatto durante quei 5 minuti e, alla fine, mentre completi i compiti, ti sentirai meglio riguardo al progetto nel suo insieme. Non stupirti se ti ritrovi a sentirti in grado di resistere più a lungo di 5 minuti alla volta e gradualmente passi a un quadro Pomodoro più tradizionale per completare il progetto.
Seguendo questi metodi, puoi massimizzare la tua produttività e fare di più in meno tempo. Suddividi i tuoi compiti in morsetti più piccoli e concentrati sul completare un morsetto alla volta, anche se è solo per 5 minuti al giorno. Usa il metodo Pomodoro inverso per rendere il compito meno scoraggiante e darti qualche pausa necessaria. Suddividendo i tuoi compiti e prendendoli uno alla volta, puoi superare la paura dei compiti grandi e ottenere di più di quanto avresti mai pensato possibile.
Dopo aver riconosciuto i limiti dei metodi di produttività tradizionali, potresti considerare l'incorporazione della 'tecnica del Pomodoro inverso' nella tua routine di lavoro. Questo metodo comporta il lavoro per brevi periodi, come 5 minuti, seguiti da pause più lunghe, aiutando a combattere l'ansia quando si affronta un progetto scoraggiante. Tuttavia, quando si utilizza la 'tecnica del Pomodoro inverso', è sempre importante gradualmente tornare a un quadro Pomodoro più convenzionale per completare i compiti in modo efficace.
Despite the success of the 'one-bite' method in breaking down tasks into manageable chunks, you might find it challenging to finish these tasks promptly. To tackle this issue, consider implementing a 'reverse Pomodoro technique' to make the task less daunting and maintain productivity, eventually completing tasks one bite at a time.
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