Zwei Strategien zur Steigerung der Produktivität durch Verringerung der Arbeitsbelastung (nach Expertenmethoden)
Keine Methode passt für jeden perfekt. Daher gibt es viele Methoden, und es ist wichtig, herauszufinden, welche für Sie funktionieren könnte, selbst wenn sie angepasst werden müssen. Wenn Sie mit einer riesigen oder einschüchternden Aufgabe konfrontiert sind, können die Methoden, auf die Sie normalerweise zurückgreifen, nicht von großem Nutzen sein. Warum nicht einen doppelten Ansatz ausprobieren und zwei Methoden kombinieren, um die Aufgabe handhabbarer zu machen?
Zunächst möchte ich die "One-Bite"-Technik besprechen. Diese Methode erfordert etwas Planung im Voraus, kann aber ein Lebensretter sein, wenn eine Aufgabe unüberwindbar scheint. Nehmen Sie ein Stück Papier (oder verwenden Sie ein digitales Dokument) und notieren Sie Ihre Aufgabe. Sagen wir, es geht darum, eine Büroparty zu organisieren. Brechen Sie die Aufgabe in kleinere Aufgaben auf, die die gesamte Aufgabe ausmachen, wie zum Beispiel das Auswählen eines Themas, das Planen von Aktivitäten, das Beschaffen von Essen und Getränken und das Dekorieren des Veranstaltungsorts.
Brechen Sie die Aufgaben weiter herunter. Das Auswählen eines Themas kann das Brainstormen von Ideen mit Kollegen, das Recherchieren von Trends und das Festlegen eines Budgets beinhalten. Das Planen von Aktivitäten kann das Koordinieren mit Anbietern, das Einrichten von Unterhaltung und das Aufstellen notwendiger Equipment beinhalten. Das Beschaffen von Essen und Getränken kann das Bestellen beim Caterer oder das Einrichten eines Buffets beinhalten. Das Dekorieren des Veranstaltungsorts kann das Aufhängen von Dekorationen, das Aufstellen von Tischen und Stühlen und das Sorgen dafür, dass alles festlich aussieht, beinhalten.
Brechen Sie die Aufgaben weiter herunter. Das Koordinieren mit Anbietern kann das Versenden von RFPs, das Einholen von Angeboten und das Vergleichen von Kosten und Dienstleistungen beinhalten. Das Einrichten von Unterhaltung kann das Buchen einer Band oder eines DJs, das Arrangieren von Audio/Video-Equipment und das Sorgen dafür, dass genug Platz für alle da ist, beinhalten. Das Planen des Essens kann das Festlegen eines Menüs, das Auswählen eines Caterers und das Arrangieren von notwendigem Equipment beinhalten. Das Dekorieren des Veranstaltungsorts kann das Kaufen oder Ausleihen von Dekorationen, das Aufstellen von Tischen und Stühlen und das Sorgen dafür, dass alles sauber und ordentlich ist, bevor die Gäste kommen, beinhalten.
Natürlich wissen Sie, welche Aufgaben anfallen, wenn Sie die Verantwortung für die Organisation einer Party übernehmen, aber wenn Sie die Aufgabe als eine große Sache betrachten - "die Party planen" - anstatt sie bewusst in kleinere Aufgaben zu unterteilen, fühlen Sie sich eher überwältigt. Das gilt für alles, von der Planung einer Geburtstagsparty bis hin zur Bewältigung eines großen Projekts bei der Arbeit. Trainieren Sie sich, Aufgaben in kleinere Bissen zu unterteilen, anstatt direkt in das größere Projekt zu starten. Dies hilft Ihnen nicht nur dabei, alles zu organisieren, sondern motiviert Sie auch, wenn Sie sehen, wie kleinere Aufgaben erledigt werden.
Jetzt möchte ich über die "Reverse Pomodoro"-Technik sprechen. Das Unterteilen von Aufgaben in kleinere Bissen reicht nicht aus. Sie müssen diese Aufgaben auch tatsächlich erledigen. Wenn viel zu tun ist, kann es schwierig sein, sich dazu zu motivieren, anzufangen. Wenn Sie eine traditionelle Produktivitätstechnik wie die Pomodoro-Methode verwenden würden, würden Sie 25 Minuten lang arbeiten und dann eine fünfminütige Pause machen. Das kann einschüchternd sein, da 25 Minuten wie eine lange Zeit vorkommen, wenn Sie gestresst sind.
Stattdessen versuchen Sie die "Reverse Pomodoro"-Methode, die wie die ursprüngliche Methode, aber in umgekehrter Reihenfolge funktioniert. Statt 25 Minuten zu arbeiten und eine fünfminütige Pause zu machen, arbeiten Sie fünf Minuten und machen dann eine längere Pause. Das mag zunächst kontraproduktiv erscheinen, da das Arbeiten fünf Minuten und Entspannen 20 oder 25 Minuten bedeutet, dass Sie viel Freizeit haben, aber es kann hilfreich sein, wenn Sie wirklich Schwierigkeiten haben, in den Arbeitsrhythmus zu kommen. Fans dieser Methode loben sie dafür, dass sie ihnen dabei hilft, die Angst vor einem großen Projekt zu vermeiden, auch wenn es viel Freizeit gibt. Arbeit wird immer noch während dieser fünf Minuten erledigt, und schließlich, wenn Sie Aufgaben erledigen, fühlen Sie sich besser über das Projekt als Ganzes. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie plötzlich das Gefühl haben, dass Sie länger als fünf Minuten am Stück durchhalten können und allmählich zu einem traditionelleren Pomodoro-Rahmen übergehen, um das Projekt abzuschließen.
Indem Sie diese Techniken befolgen, können Sie Ihre Produktivität maximieren und in weniger Zeit mehr erledigen. Brechen Sie Ihre Aufgaben in kleinere Bissen auf und konzentrieren Sie sich darauf, einen Bissen nach dem anderen zu erledigen, sogar wenn es nur fünf Minuten am Tag sind. Verwenden Sie die Reverse Pomodoro-Methode, um die Aufgabe weniger einschüchternd zu machen und sich notwendige Pausen zu gönnen. Indem Sie Ihre Aufgaben unterteilen und einen Bissen nach dem anderen erledigen, können Sie die Angst vor großen Aufgaben überwinden und mehr erreichen, als Sie je für möglich gehalten hätten.
Nachdem Sie die Grenzen traditioneller Produktivitätsmethoden erkannt haben, könnten Sie in Betracht ziehen, die 'Reverse Pomodoro-Technik' in Ihren Arbeitsalltag einzubeziehen. Diese Methode beinhaltet das Arbeiten in kurzen Phasen, wie fünf Minuten, gefolgt von längeren Pausen, wodurch Angst bei der Bewältigung einer einschüchternden Aufgabe bekämpft wird. Wenn Sie jedoch die 'Reverse Pomodoro-Technik' verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie allmählich zu einem konventionelleren Pomodoro-Rahmen zurückkehren, um Ihre Aufgaben effektiv abzuschließen.
Obwohl die "One-Bite"-Methode bei der Unterteilung von Aufgaben in handhabbare Stücke erfolgreich ist, kann es schwierig sein, diese Aufgaben schnell zu erledigen. Um dieses Problem anzugehen, könnten Sie die 'Reverse Pomodoro-Technik' implementieren, um die Aufgabe weniger einschüchternd zu machen und die Produktivität aufrechtzuerhalten, bis Sie die Aufgaben einen Bissen nach dem anderen erledigen.
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