Verbessern Sie Ihre Tage durch <unk>Zeitblockade<unk>
Es gibt viele Möglichkeiten, einen Zeitplan zu erstellen, vom Verwenden eines Stiftes und Papierplaners bis hin zum Herausholen von Trockenmarkern und Kritzeln auf Ihrer Uhr. Eine Methode zielt darauf ab, durch mehr Einblick in die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit verbringen, und durch die Verwaltung Ihres Tages bis zur Minute zu arbeiten. Es wird Time Blocking genannt.
Was ist Time Blocking?
Time Blocking ist die Praxis, Ihren Zeitplan so zu gestalten, dass jede Aktivität, die Sie an einem Tag erledigen müssen, berücksichtigt wird. Idealerweise sollten Sie dies mit einem digitalen Kalenderwerkzeug wie Google Calendar durchführen. Selbst wenn Sie es auf einem Stück Papier von Hand aufschreiben, sollten Sie die Art und Weise betrachten, wie ein Google Kalender aussieht. Jeder Tag wird durch eine Spalte dargestellt, die in 15-Minuten-Schritten von Mitternacht bis 23:59 Uhr unterteilt ist. Wenn Sie ein Treffen oder eine Verabredung in den Kalender aufnehmen, erscheint ein Kasten und füllt den Raum, der darstellt, wie viel Zeit das Ereignis aus Ihrem Tag nimmt.
Beim Time Blocking geht es darum, die gesamte Spalte mit Kästen zu füllen, ohne leere Stellen zu lassen. Sogar Ihre Ruhephasen sollten als solche gekennzeichnet sein. Keine Aktivität - vom Frühstück bis zum Erledigen von Besorgungen bis zum Anrufen Ihrer Mutter - ist zu klein, um auf die Liste gesetzt zu werden. Dann können Sie alles mit einer hübschen Farbe klassifizieren (bei der Zeitverwaltung müssen Sie Ihren eigenen Spaß finden).
Wie man einen Time-Blocking-Plan erstellt
Beginnen Sie damit, eine Liste aller Dinge zu erstellen, die Sie morgen tun werden. Zum Beispiel könnten Sie aufwachen, die Nachrichten checken, duschen, Kaffee machen, zur Arbeit pendeln, Frühstück holen, E-Mails beantworten, an einem Meeting teilnehmen, mit einem alten Freund zu Mittag essen, an einem Projekt arbeiten, nach Hause pendeln, die Kinder zu einem Baseball-Spiel bringen, Abendessen holen, das Abendessen essen, Ihre Lieblingssendung anschauen, sich fürs Bett fertig machen, wach liegen und über das Klima nachdenken und tatsächlich schlafen.
Sobald Sie die exhaustive Liste Ihrer Tagesaufgaben erstellt haben, notieren Sie, wie lange jede dauern könnte oder sollte. Dann greifen Sie zum Papier (oder öffnen die Software), die Sie zum Time Blocking verwenden, und tragen Sie jedes einzelne Ereignis und jede Verantwortung ein, entsprechend der Zeit, die Sie dafür eingeplant haben. Wenn Sie sehen möchten, wie Sie Ihren Tag aufteilen, wählen Sie unterschiedliche Farben, um Aufgaben zu klassifizieren, wie z. B. blau für Körperpflege/Baden, gelb für Arbeit und grün für Mahlzeiten.
Laut der Arbeitsplatzmanagement-Firma Spica besteht der Trick darin, jeden Kasten genauso zu behandeln, wie Sie es mit einem Meeting tun würden: Lassen Sie ihn nicht verschieben. Verändern Sie ihn nicht zu sehr. Respektieren Sie die Zeitverpflichtung, die er darstellt, verpflichten Sie sich, die Aufgabe zur angegebenen Zeit zu erledigen, und tun Sie Ihr Bestes, um sie in der Zeit zu erledigen, die Sie dafür eingeplant haben. Dies wird als Time Boxing bezeichnet, ein ähnlicher, aber leicht anderer Begriff, der darin besteht, sich eine bestimmte Zeit für eine Aufgabe zu geben, sich nur auf diese Aufgabe während dieser Zeit zu konzentrieren und die Arbeit zu beenden, wenn die Zeit abgelaufen ist. Ich habe ausführlicher über die Ähnlichkeiten und Unterschiede zwischen Time Boxing und Time Blocking geschrieben, aber alles, was Sie wirklich wissen müssen, ist, dass Sie während der Zeit, die Sie für eine Aufgabe in Ihrem Kalender eingeplant haben, tief arbeiten sollten, Ablenkungen vermeiden und all Ihre Energie auf die bevorstehende Verantwortung richten sollten. Wie bei jedem vorab geplanten Meeting oder Ereignis werden Dinge auftreten, die den Zeitplan durcheinander bringen, aber bei Abwesenheit einer größeren Störung (der Art, die Sie ein Arbeitsmeeting verschieben würden), sollten Sie sich verpflichten, bei Ihren Time Blocks zu bleiben.
Hier ist es klug, auch eine Art der Zeitverfolgung zu implementieren, ob dies bedeutet, die tatsächliche Zeit Ihrer Aufgaben aufzuschreiben oder Software zu verwenden, um Ihre Arbeit zu überwachen, damit Sie die Time Blocks im Laufe der Zeit anpassen können. In den ersten ein bis zwei Wochen werden Sie wahrscheinlich raten müssen, wie lange jede Aufgabe dauern wird, wenn Sie den Zeitplan erstellen, aber nach einer Weile sollten Sie in der Lage sein zu identifizieren, ob etwas länger oder kürzer dauert als die Zeit, die Sie eingeplant haben, und den Zeitplan entsprechend anzupassen.
Warum Time Blocking funktioniert
Time Blocking wird von seinen Anhängern geliebt. Wie das Harvard Business Review hervorhebt, gibt eine regelmäßige To-Do-Liste viel zu viele Wahlmöglichkeiten und zu wenig Struktur. Die Hinzufügung des Zeitelements hilft Ihnen, bei der Aufgabe zu bleiben.
Es hilft auch, Fristen einzuhalten und sich an die Vorgaben zu halten. Wenn Sie wissen, dass ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe insgesamt 50 Stunden dauern wird, hilft Ihnen Time Blocking, diese aufzuteilen und in Ihrem Zeitplan Platz dafür zu schaffen, damit Sie Dinge nach einem festgelegten Zeitplan erledigen können, ohne raten zu müssen, ob Sie wirklich Zeit dafür haben. Wenn Sie eine Aufgabe vorzeitig erledigen, großartig! Fügen Sie einfach einen kleinen Zeitblock für eine Pause ein.
Ein letzter Hinweis zum Time Blocking
Time Blocking wird oft mit Time Boxing verwechselt und viele Produktivitätsblogs und Hacks sagen "Time Boxing", wenn sie Time Blocking meinen. Der oben genannte Harvard Business Review-Artikel tut dies zum Beispiel. Es ist ein leichtes Missverständnis und in einer früheren Version dieses Beitrags habe ich Time Blocking auch Time Boxing genannt. Solange Sie beim Plan bleiben und einen detaillierten Kalender erstellen, spielt es keine Rolle, wie Sie es nennen, aber dies könnte Verwirrung verursachen, wenn Sie andere Anleitungen lesen, also seien Sie gewarnt. Ein vollständiger Überblick über die Unterschiede zwischen den beiden kann hier gefunden werden.
Zeitblöcke in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren kann Ihre Produktivität erheblich steigern. Zum Beispiel könnten Sie festlegen, wann Sie sich auf Arbeitsaufgaben konzentrieren, indem Sie verschiedene Farben verwenden, um zwischen Aufgaben wie Meetings (gelb), Pausen (grün) und konzentrierten Arbeitsphasen (blau) zu unterscheiden. Versuchen Sie immer, diese Zeitblöcke einzuhalten, wie Sie es bei einem geplanten Meeting tun würden, und stellen Sie sicher, dass Sie Aufgaben während der zugewiesenen Zeit abschließen, um die Effizienz zu maximieren. Die Verwendung von Produktivitätssoftware kann Ihnen auch helfen, Zeitblöcke auf der Grundlage der tatsächlichen Aufwandsdauern zu verfolgen und anzupassen, wodurch sich Ihre Zeitblock-Strategie im Laufe der Zeit verbessert.
