Effiziente Nutzung der Zeit in Besprechungen: Wichtige Strategien für produktive Sitzungen

Beaufsichtigung oder Leitung einer Gruppe von Personen oder einer Organisation. - Meetings effizient gestalten - Zeit gut genutzt: Einblicke zur Produktivitätssteigerung

In produktiven Treffen ähneln sie den gesunden Ernährungsplänen: Jeder kennt die Schäden in der Theorie, doch sie ändern es selten. Allerdings können unproduktive und unnötige Treffen nicht nur die Zeit verschwenden, sondern auch die Unternehmenskultur schädigen, warnt Oliver Mattmann, CEO von Peter Beglinger Training AG in Zug, Schweiz. "Inaktivität akzeptieren zu lassen, demotiviert sowohl Mitarbeiter als auch Manager," erklärt er.

Diese störenden Treffen sind nicht nur ein Problem für die junge Generation Z. "Alle Altersgruppen sind von zu vielen, unnötigen oder wiederholten Treffen gestört", betont Mattmann. Und die Problematik verschärft sich, wenn man bedenkt, dass wir weniger und weniger Arbeitsstunden zur Verfügung haben, um Ergebnisse zu erzielen.

Daher ist es wichtiger als je zuvor, den Treffenkalender drastisch zu reduzieren. Nur Informationsveranstaltungen können sofort gestrichen werden, sagt Stephan Hofer, Professor für Produktionsorganisation und Qualitätsmanagement an der ESB Business School in Reutlingen. Er und Mattmann haben zusammen das Leitfaden "In 7 Schritten zum Treffenmeister: Ein Unternehmensroman" verfasst.

Tipps für effektive Treffen

Unabhängig von der Größe und Branche einer Firma - die Experten fordern bestimmte Standards für jedes Treffen auf:

Kein Treffen beginnt ohne Agenda, Protokoll und Zielsetzung. "90 Prozent des Erfolgs eines Treffens liegt in der Planung", sagen die Autoren.
Mindestens drei Arbeitsstage vorher werden alle Dokumente an die Teilnehmer geliefert.
Keine "Treffenstouristen" dürfen teilnehmen - nur Gäste, die besonders zum Treffen beitragen können oder es moderieren können.
Jeder, der nicht ständig Unterbrechungen vermeiden kann (Telefon, Computer), sollte sich vom Treffen fernhalten.
Themen wie "Various, Other, Various" finden nicht mehr Platz auf der Agenda. "Es ist nur der Müllbeutel für ungeplante Themen", erklären Hofer und Mattmann.
Jedes Treffen endet mit einer spezifischen Vereinbarung. Mindestens: wer tut was bis wann?

Das Scheint einfach. Aber warum ist es so schwer umzusetzen? Scheint es, dass es noch ein Mangel an Bewusstsein über das Problem gibt. Dies zeigt sich auch in einer neueren Studie, die von Mattmanns Firma für die Schweizer Wirtschaftsverband Economiesuisse in Auftrag gegeben wurde. Ein Viertel der 532 Befragten gab an, dass die Treffkultur ihrer Firma selten in Frage gestellt wird. Nur 11% befragten sich monatlich, wie man Treffen verbessern kann.

Die Studie zeigt auch: Die meisten Treffen finden spontan und improvisiert statt. Hier ist es sinnvoll, einen festen Format für solche Themen zu etablieren. "Unregelmäßige und spontane Treffen sind viel leichter zu optimieren", sagen die Autoren. Sie empfehlen: Es ist besser, Tätigkeiten und Ziele mit der Mannschaft täglich für 15 Minuten zu diskutieren, anstatt 120 Minuten in einem Raum alle zwei Wochen zu verbringen und trotzdem keine Entscheidung zu treffen.

Nach Ansicht von Hofer und Mattmann lässt sich auch die Effizienz eines Treffens messen. Ein Prozess ist die "MEGA"-Wertung (Meeting Goal Achievement). Die Teilnehmer werden befragt, ob ihr Meinung nach das Ziel des Treffens erreicht wurde. Sie können nur 0 oder 100% zuweisen. Der Durchschnittswert gibt den allgemeinen Erfolg des Treffens an. Die Autoren empfehlen, dass die wichtigsten Treffen (etwa 20% aller Sitzungen) nach ihrer Qualität bewertet werden. Eine mögliche Zielsetzung könnte sein, den "MEGA"-Wert um 25% innerhalb von drei Monaten zu erhöhen.

Effektive Treffen sind nicht nur die Verantwortung des einzelnen, der sie organisiert. Für eine gesunde Treffkultur ist Mattmann und Hofer folgendes empfohlen:

Jeder Teilnehmer spürt sich verantwortlich, um das Ziel des Treffens schneller und besser zu erreichen.
Am Ende jedes Treffens wird gefragt: Was können wir sofort ändern und verbessern beim nächsten Treffen?
Ein festgesetzter Zeitraum wird für die Verbesserung der Treffkultur in der Gruppe festgelegt, beispielsweise eine halbe Stunde jeden Monat.
"Konsistenz ist Schlüssel: Nimm keine Einladungen zu Treffen, bei denen die Agenda, Ziel und Protokoll fehlen", sagen die Autoren.

Letztlich ist es die Führung, die die Qualität der Treffen bestimmt. "Wenn eine schlechte Treffkultur durch die Führung demonstriert wird, verbreitet sie sich durch die Firma", erklärt Mattmann. Er bemerkt: Auch viele oberste Führungskräfte moderieren Treffen unzureichend. Aber Ausbildung in diesem Bereich wird oft übersehen. Ausbildung kann die Fortschritte in der Treffkultur bewahren. "Das ist keine Selbststarter-Aufgabe, sondern eine Verantwortung der Führung", betont der Coach.