«Похитители времени на работе»: как повысить личную эффективность?
Если вы периодически чувствуете острую нехватку времени к концу рабочего дня, а количество дел при этом не становится меньше, то самое время разобраться с похитителями времени
К традиционным похитителям времени на работе принято относить социальные сети и частые перерывы на болтовню с коллегами. Однако есть и другие, скрытые факторы, которые существенно снижают вашу способность работать быстро и качественно. Для простоты разделим их на 5 разных групп.
Отсутствие планирования
Казалось бы, зачем планировать свои дела, если вы и так знаете наперед, что и когда вам предстоит сегодня сделать. Подчас выглядит не такой уж и обязательной необходимость дотошно фиксировать звонки, отправку электронной почты и быстрые совещания с коллегами. Однако будьте в таком случае готовы к тому, что и этот день пройдет в суматошной и не всегда полезной деятельности, а действительно важная работа так и останется не сделанной.
Оттачивая привычку записывать большинство предстоящих дел, вы заодно можете оценить то, что стоит сделать в первую очередь, а что можно оставить на потом. Кроме того, периодически просматривая свои записи, вы сможете с большей легкостью использовать эти данные для составления недельного или месячного отчета о своей работе.
Похитители времени на работе
Игнорирование собственных биоритмов
Если позволяет ваш рабочий график, то было бы неплохо задуматься о периодах своей наивысшей продуктивности и отметить те участки дня, когда вы явно не на высоте. Если по своей натуре вы — ярко выраженный «жаворонок», то лучше наиболее серьезные и ответственные задания выполнить до обеда. А «совам» куда полезней это время посвятить более рутинным задачам, ибо их продуктивность как раз растет в послеобеденный период.
Но даже если вы четко уверены к какому из хронотипов вы принадлежите, наверняка вы с такой же точностью сможете определить и свои собственные пики активности в течение рабочего дня. Конечно, сложно все работу вписать в свои индивидуальные рамки, но даже если хоть отчасти учесть свои особенности, дело двинется куда быстрее и эффективней.
Неверные приоритеты
Безоговорочно воспринимать на веру советы многочисленных бизнес-гуру, конечно же, не стоит. Простой пример с электронной почтой, проверять которую некоторые авторитетные тренеры советуют в предобеденное время или даже во второй половине дня, уделяя этому занятию не более пятнадцати минут. Если ваша работа требует постоянного мониторинга почты, то следование подобным советам может скорее нанести вред, чем реально помочь.
Решите для себя, что является в вашей работе безотлагательным, а что вполне может подождать. Не всегда рутинная работа может потерпеть, так же как и не каждый аврал требует вашего личного участия. Расставляя приоритеты, вы экономите силы для того, что важно в первую очередь.
Недостаточная продолжительность перерывов между делами
В сегодняшнем списке дел у вас тысяча задач, и вы лихорадочно хватаетесь за следующую, едва разделавшись с предыдущей? Не удивляйтесь, что уже через пару часов либо снизится темп вашей работы, либо вы начнете делать ошибки, а затем тратить время на их исправление. Особенно это касается ситуаций, когда требуется переключаться между разными типами действий.
Иными словами — долой многозадачность. Написали важное электронное письмо или отослали серию однотипных сообщений клиентам? Самое время сделать хотя бы пятиминутный перерыв перед тем, как засесть за обзвон заказчиков.
Кстати, обеденный перерыв стоит использовать полностью и в это время отключиться от работы. Работая над срочным отчетом и на ходу закусывая бутербродом, вы рискуете потерять ценную мысль или что-то напутать в цифрах.
Похитители времени на работе
Безотказная помощь коллегам
Едва вы смогли добиться от себя нужной мотивации и сосредоточились на работе, как над монитором нависла умоляющая физиономия вашего коллеги. Да и нужно-то ему немного — только проверить цифры и «может что-то добавить в заключение». Помочь вполне можно, но если это повторяется по нескольку раз на день, да и остальные сотрудники тоже не прочь отвлечь вас ради своих дел, то с этими похитителями времени стоит разбираться как можно быстрее. Хотите помочь — объясните, что как только завершите свою работу, то найдете минутку посмотреть в чем дело у коллеги. Отвлекаясь на решение чужих проблем, вы рискуете снова и снова задерживаться в офисе допоздна, пытаясь разобраться с собственными, но уже — в одиночку.
А с какими «похитителями времени» на работе сталкивались вы? Поделитесь своим опытом в комментариях!
Читайте также:
Самые последние новости
