На сегодняшний день, по мнению Органа, существует несколько вариантов решения этого вопроса.
Весенняя уборка, включающая в себя мытье окон, наведение порядка на кухонных стойках и чистку за мебелью, является традиционной. Но даже упорядочивание бумаг заслуживает второго взгляда во время тщательной уборки.
С течением времени в наших домах скапливаются различные документы, договоры, счета и прочая бумажная волокита. Вместо того чтобы хаотично делать пометки, более структурированный подход к весенней уборке бумаг может быть полезен. По словам Петры Германн, консультанта по организации из Эссена, специализирующейся как на бизнес-, так и на частных офисах, "Вы даже не знаете, что у вас есть".
Германн советует сканировать документы и хранить их в цифровом виде, будь то на компьютере, внешнем накопителе или в облаке. Оставьте только физические копии, которые действительно необходимы, например, договоры аренды или текущие документы страхового полиса. Все остальное можно измельчить и утилизировать.
Утилизация устаревших документов
Например, инструкции по эксплуатации часто бывают на нескольких языках и не нужны целиком. Их можно отсканировать или сфотографировать и хранить в цифровом виде с соответствующими названиями.
Ежегодно или по мере необходимости вы можете сортировать папки и выбрасывать устаревшие документы, такие как старые чеки или сертификаты гарантии. Цифровое упорядочивание документов также может стать возможностью проверить: на месте ли последний договор?
Организация документов по темам
Даже традиционная система хранения может потребовать переоценки. Общей ошибкой, на которую указывает Германн, является хранение документов и договоров в папках в хронологическом порядке. Хотя они хранятся, "это не приносит мне пользы, потому что мне все равно приходится рыться в папке, чтобы найти то, что мне нужно", - говорит она. Это становится все более сложным, когда другие, например, члены семьи, должны найти конкретный документ, когда вы больны или в отъезде.
Германн предлагает organizar документы по темам вместо хронологического порядка. Например, создайте папку для всех вопросов, связанных с жильем, или разделите папку с документами на тематические разделы. И убедитесь, что в каждом документе указаны наиболее важные сведения, например, номер клиента и номер счета поставщика электроэнергии или контактные данные арендодателя в договоре аренды.
Если вы регулярно сортируете физические документы, вы можете обнаружить, что для всех жилых, страховых и подобных файлов достаточно одной тематической папки, согласно Германн. И они не обязательно должны находиться в традиционной папке для файлов; документы можно организовывать по темам и экономить место в подвесных папках.
После сканирования и цифровой организации важных документов вы можете избавиться от устаревших, таких как старые чеки или сертификаты гарантии, во время ежегодного обзора. Чтобы эффективно управлять своими цифровыми документами, организация по темам вместо хронологического порядка может существенно сократить время, затрачиваемое на поиск определенной информации.
