Что мы можем сделать с бесполезными встречами
Бесполезные Встречи Раздражают - Но Они Часто Продолжаются Неделя За Неделей. Как Мы Можете Прервать Рутины "Так Мы Всегда Делали"?
Те, кто проводит весь день на встречах, которые мешают им заниматься настоящей работой, в конце концов испытывают только раздражение. Многие компании все еще цепляются за плохие структуры встреч просто потому, что "мы всегда так делали". Как командам прервать этот цикл?
К сожалению, нет патентного средства для изменения плохих структур встреч, говорит Теresa Stockmeyer, тренер и консультант по развитию команд. Однако есть много небольших корректировок, которые можно сделать - если захотеть. Предпосылкой является то, что по крайней мере некоторые участники встречи хотят внести изменения. Команды могут принять различные меры, чтобы прервать существующие структуры встреч.
1. Приспособить Структуры
Это включает в себя установку и распространение цели и повестки дня встречи заранее. Количество участников должно быть ограничено, и модератор должен вести встречу.Ideally, человек, ответственный за модерацию, также гарантирует, что время встречи не превышается. Может быть полезно записывать встречи. "Это позволяет всем оставаться информированными без участия", - говорит Stockmeyer.
2. Активная Роль
Те, кто раздражен бесполезными встречами, должны иметь мужество заговорить об этом. Теresa Stockmeyer советует не просто терпеть встречи, которые кажутся непродуктивными и бессмысленными. Вместо этого активно спрашивайте их и собирайте обратную связь, чтобы узнать, чувствуют ли другие то же самое.
Активная роль также означает спрашивать перед встречами, какой вклад или экспертиза ожидается. Команды могут работать вместе, чтобы сделать текущую цель встречи видимой и прийти к соглашению о том, должна ли эта цель и дальше выполняться.
3. Регулярно Собирать Обратную Связь
После каждой встречи должна проводиться быстрая оценка, чтобы узнать, что прошло хорошо, и что можно улучшить, согласно Теresa Stockmeyer.
4. "Убить Все Встречи" Эксперимент
Те, кто хочет пойти более радикальным путем, могут начать "Убить все встречи" эксперимент на одну-две недели. Это включает в себя беспощадное очищение своего собственного календаря и, при необходимости, календаря команды, советует Stockmeyer. Это быстро показывает, где обмен отсутствует, а где он не нужен.
Также помогает сократить количество бесполезных встреч, если задать себе несколько вопросов в мысленном эксперименте: "Какие встречи или сводки мне были бы нужны, если бы я вернулся на работу после трехнедельного отпуска?" или "Какие участия в встречах и сводки я мог бы пропустить на три недели и все равно работать после моего отсутствия?"
Ложные Цели: Почему Мы Цепляемся За Бесполезные Встречи
Есть много причин, по которым мы цепляемся за бесполезные встречи, согласно консультанту по командам Теresa Stockmeyer. Часто это связано с скрытыми, частично бессознательными целями встреч. Встречи могут тайно служить социальному обмену или презентации статуса и саморекламы, а не деловым вопросам.
Команды также могут цепляться за совместные назначения без реальной причины, потому что они якобы приносят структуру в рабочий день, укрепляют чувство принадлежности и мотивацию. Однако часто происходит противоположный эффект. Вместо того чтобы структурировать рабочий день, он фрагментируется постоянными встречами - "особенно если встречи плохо запланированы или происходят слишком часто", - говорит Stockmeyer.
Вместо того чтобы чувствовать, что они принадлежат, сотрудники могут чувствовать, что они все время на встречах, особенно когда приглашают людей, которые вносят мало вклада в фактическую тему - просто чтобы удовлетворить потребность "включать всех в встречи или не исключать никого".
Работодатели могли бы поощрять команды приспосабливать структуры встреч, устанавливая четкие цели и повестки дня заранее, ограничивая количество участников и назначая модератора, чтобы гарантировать, что встречи остаются на правильном пути и не длятся слишком долго. Сотрудники, которые раздражены бесполезными встречами, должны активнее участвовать, спрашивая о их цели и собирая обратную связь от коллег, чтобы узнать, разделяют ли они подобные чувства.
