Was wir gegen sinnlose Zusammenkünfte tun können
Meeting-Marathons Nerven - Und Dennoch Persistieren Sie Woche Für Woche. Wie Kann Man "Wir Haben Es Schon Immer So Gemacht" Routinen Durchbrechen?
Wer den ganzen Tag in Meetings verbringt, die ihn von der eigentlichen Arbeit abhalten, erlebt langfristig nur eines: Frustration. Viele Unternehmen klammern sich dennoch an schlechte Meeting-Routinen, einfach weil "wir es schon immer so gemacht haben". Wie können Teams aus diesem Kreislauf ausbrechen?
Leider gibt es kein Patentrezept für die Änderung schlechter Meeting-Routinen, sagt Teresa Stockmeyer, Trainerin und Beraterin für Teamentwicklung. Es gibt jedoch viele kleine Anpassungen, die vorgenommen werden können - wenn gewünscht. Die Voraussetzung ist, dass zumindest einige Meeting-Teilnehmer Veränderungen wollen. Teams können verschiedene Maßnahmen ergreifen, um aus bestehenden Meeting-Strukturen auszubrechen.
1. Anpassen der Strukturen
Dies beinhaltet das Festlegen und Teilen des Ziels und der Agenda eines Meetings im Voraus. Die Anzahl der Teilnehmer sollte begrenzt sein und ein Moderator sollte das Meeting leiten. Idealerweise sorgt der für die Moderation Verantwortliche auch dafür, dass die Meeting-Zeit nicht überschritten wird. Es kann auch hilfreich sein, Meetings aufzuzeichnen. "So kann jeder auf dem Laufenden bleiben, ohne teilnehmen zu müssen", sagt Stockmeyer.
2. Aktive Rolle einnehmen
Wer sich über unnötige Meetings ärgert, sollte den Mut haben, das Thema anzusprechen. Teresa Stockmeyer rät nicht einfach stillschweigend Meetings zu ertragen, die sich unproduktiv und sinnlos anfühlen. Stattdessen sollte man sie aktiv in Frage stellen und Feedback einholen, ob andere das gleiche empfinden.
Eine aktive Rolle bedeutet auch, vor Meetings zu fragen, welchen Beitrag oder welche Expertise erwartet wird. Teams können zusammenarbeiten, um den aktuellen Zweck eines Meetings sichtbar zu machen und eine Einigung darüber zu erzielen, ob dieser Zweck weiterhin erfüllt werden sollte.
3. Regelmäßiges Feedback einholen
Nach jedem Meeting sollte eine kurze Evaluation stattfinden, um herauszufinden, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann, sagt Teresa Stockmeyer.
4. "Kill All Meetings" Experiment
Wer einen radikaleren Ansatz wählen möchte, kann das "Kill all meetings" Experiment für ein bis zwei Wochen durchführen. Dies bedeutet, den eigenen Kalender und gegebenenfalls auch den Teamkalender rigoros freizuräumen, rät Stockmeyer. Dies zeigt schnell, wo Austausch fehlt und wo er nicht notwendig ist.
Auch hilfreich bei der Reduzierung unnötiger Meetings ist, sich verschiedene Fragen in einem Gedankenexperiment zu stellen: "Welche Meetings oder Zusammenfassungen würde ich brauchen, wenn ich nach einem dreiwöchigen Urlaub zurück an meinen Arbeitsplatz kehrte?" oder "Welche Meeting-Teilnahmen und Zusammenfassungen könnte ich drei Wochen lang entbehren und trotzdem arbeiten?"
Falsche Ziele: Warum Wir Unsinns-Meetings Beibehalten
Es gibt viele Gründe, warum wir uns an unnötigen Meetings festhalten, sagt Teamberaterin Teresa Stockmeyer. Oft hat es damit zu tun, dass Meetings versteckte, teilweise unbewusste Ziele haben. Es könnte sein, dass Meetings insgeheim dem sozialen Austausch oder der Statuspräsentation und Selbstvermarktung dienen, anstatt Geschäftsfragen zu behandeln.
Teams könnten auch an gemeinsamen Terminen ohne realen Grund festhalten, weil sie angeblich Struktur in den Arbeitstag bringen, das Zugehörigkeitsgefühl und die Motivation stärken. Allerdings tritt oft der gegenteilige Effekt ein. Statt den Arbeitstag zu strukturieren, wird er durch ständige Meetings zersplittert - "besonders wenn Meetings schlecht getimt sind oder zu häufig stattfinden", sagt Stockmeyer.
Statt sich dazuzugehörig zu fühlen, könnten Mitarbeiter das Gefühl haben, ständig in Meetings zu sein, insbesondere wenn Menschen eingeladen werden, die zum eigentlichen Thema wenig beitragen - nur um das Bedürfnis zu befriedigen, "alle in Meetings einzubeziehen oder niemanden auszuschließen".
Arbeitgeber könnten ihre Teams dazu ermutigen, Meeting-Strukturen anzupassen, indem sie klare Ziele und Agenden im Voraus festlegen, die Anzahl der Teilnehmer begrenzen und einen Moderator bestimmen, um sicherzustellen, dass Meetings im Zeitrahmen bleiben und nicht übermäßig lang dauern. Mitarbeiter, die sich über unnötige Meetings ärgern, sollten eine aktive Rolle einnehmen, indem sie ihre Zwecke in Frage stellen und Feedback von ihren Kollegen einholen, um herauszufinden, ob andere ähnliche Empfindungen haben.
