Sortieren und nicht sortieren: Drei Tipps für die perfekte To-Do-Liste
To-Do Listen: Helfen bei der Organisation von mentalem Chaos und der besseren Arbeitsplanung. Aber nicht alle Listen sind gleich effektiv. Drei Tipps für To-Do Listen, die wirklich die Produktivität steigern.
Es gibt kaum ein befriedigenderes Gefühl am Ende eines Arbeitstages als das Abhaken des letzten Punkts auf der To-Do-Liste. To-Do-Listen sind ein bewährtes Mittel zur Steigerung der Produktivität und dazu, nichts durchfallen zu lassen. Henryk Lüderitz, ein Management-Trainer und Executive Coach, teilt Tipps dazu, wie man jede To-Do-Liste in einem Xing-Artikel verbessern kann.
1. Aufgaben abhaken
Wer viele wöchentliche Aufgaben hat, sollte versuchen, mindestens zwei bis drei Aufgaben abzuhaken, die vorzugsweise auf eine andere Woche verschoben werden können. Klingt sinnlos? Lüderitz behauptet, dass dies dazu beiträgt, den eigenen Verstand zu täuschen. Das Gefühl, weniger Aufgaben auf der Liste zu haben, motiviert dazu, weiterzumachen.
2. Aufgaben analysieren und kategorisieren
Um die Tage und Wochen effizient zu planen, sollten To-dos in drei Gruppen eingeteilt werden: kreative Arbeit (wie das Finden von Lösungen), konzentrative Arbeit (wie das Erstellen von Berechnungen oder Angeboten) und Kommunikationsaufgaben (wie das Teilnahme an Meetings). Diese Kategorisierung hilft bei der Priorisierung und Planung, wann jede Kategorie am produktivsten angegangen werden sollte. Lüderitz schlägt zum Beispiel vor, jeden Montag 30 Minuten für konzentrative Arbeit einzuplanen, da der Verstand frisch ist und anspruchsvolle Aufgaben leichter fallen.
3. Fokuszeit einplanen
Es kann helfen, bewusst Zeitfenster einzuplanen, die ausschließlich der Arbeit an der To-Do-Liste gewidmet sind. Lüderitz empfiehlt, etwa 1,5 Stunden pro Woche einzuplanen, in denen die Bürotür geschlossen ist und man ungestört an priorisierten Aufgaben arbeiten kann.
Die Verwendung eines professionellen Organisationssystems für To-Do-Listen kann deren Effektivität erheblich verbessern. Die Implementierung dieses Systems durch das Kategorisieren von Aufgaben in professionelle Bereiche kann zu einer gesteigerten Produktivität und einer verbesserten Zeitplanung führen.
Professionelle Coachs und Trainer wie Henryk Lüderitz bieten wertvolle Einblicke und Strategien zur Optimierung von To-Do-Listen, zur Steigerung der Produktivität und zum Erreichen eines befriedigenden Gefühls am Ende des Arbeitstages.
