Sieben Ideen: Wann Chatbots uns im Arbeitsalltag helfen können
Sie rufen Sie ChatGPT, Perplexity oder Gemini: AI-basierte Chatbots können in Berufen echt arbeitsentlastend sein. Für welchen Aufgabenbereich ist AI besonders hervorragend? - Eine Übersicht.
AI-Chatbots, die den Arbeitstag in Berufen erleichtern und nicht nur eine zukunftstechnische Vision, sondern ein lebendiges Wirkliches sind: Für welche Aufgaben sind sie nützlich? Sieben Methoden, Zeit zu sparen und Produktivität in der Arbeit durch digitale Werkzeuge zu steigern:
- Schreiben von Emails
Verlassen Sie manchmal Stunden mit der Komposition einer Email-Antwort ohne die richtigen Worte zu finden, die nicht verletzend wirken? AI-Chatbots können eine umfassende Email-Antwort erstellen, sagt Janis Hecker, AI-Experte bei der Bitkom Industrievereinigung.
Das kann mit dem AI-Assistenten in Ihrem Email-Programm oder mit einem externen Chatbot und der manuellen Einfüge der zu antwortenden Email in den Chatfenster geschehen. Zusätzlich benötigt der Chatbot eine Anweisung (Prompt), um genau zu wissen, was er tun soll. Das könnte beispielsweise "Eine freundliche Absage und eine neue Terminvorschläge für August" oder auch "Bitte eine neue Angebotsforderung mit Lieferdatum bis Ende Oktober" lauten.
- Ideen generieren für Texte
Ein AI-Chatbot kann ein gutes Ideen-Partner sein. Mit AI-Chatbots können beispielsweise Flyer-Texte erstellt werden, sagt Sören Schäfer, Mitarbeiter am August-Wilhelm Scheer Institut für digitale Produkte und Prozesse. Und hier kann der Chatbot auch jede Art von Text erzeugen. "Zum Beispiel können Posts für Social-Media-Plattformen oder Protokolle von Sitzungen erstellt werden", sagt Hecker.
- Texte zusammenfassen
Chatbots können Texte zusammenfassen helfen. Das kann in verschiedenen Situationen im beruflichen Kontext nützlich sein. "Aus einer langen Studie kann die AI die wesentlichen Punkte extrahieren", gibt Schäfer ein Beispiel. Die Zeitersparnisse sind auch größer bei ausländischen Texten. Die Chatbots leisten Übersetzungsarbeiten zugleich aus.
- Präsentationen strukturieren
Wer ein professionelles Präsentation oder Vortrag vorbereitet, kann sich einen AI-Chatbot zunutze setzen und Ideen für eine Struktur fragen. "Dies funktioniert besonders gut im Dialog, wie man es mit einem Kollegen oder Kollegin hätte", sagt Hecker. Zum Beispiel kommentiert man die erste Vorschlag des AI und fragt, ob ein bestimmtes Unterthema hinzugefügt werden soll. "Man kommt schrittweise zu einer Lösung, die nicht AI-generiert, sondern mit AI-Unterstützung ist."
- Termine einfach machen
Kollegen suchen eine Datumsfestlegung für ein größeres Treffen. Mit AI-Chatbots kann der Prozess vereinfacht werden. "Dies funktioniert am besten, wenn die AI auf alle Beteiligten zugreifen kann, z.B. in einem Büroumfeld", sagt Hecker.
Es ist auch möglich, wenn mehrere Menschen Email mit Potentialdaten hinterlassen haben. Dann können diese in einen Chatbot kopiert und die Anweisung "Finde ein Datum, auf dem alle Beteiligten Zeit haben" gegeben werden.
- Daten analysieren
Mit AI-Chatbots können Datenanalyse erleichtert werden. "Dies funktioniert besonders gut, wenn die AI auf eine große Menge an Daten zugreifen kann, z.B. in einem Datenanalyseumfeld", sagt Hecker.
Auch wenn die Daten in verschiedenen Datenschichten oder Systemen verteilt sind, kann der Chatbot verwendet werden, um die notwendigen Informationen auszuwählen und in einer klaren und verständlichen Weise darzustellen. "Die AI kann auch dabei helfen, Trends oder Anomalien in den Daten zu identifizieren", fügt Schäfer hinzu.
Daten, wie sie aus einer Tabelle stammen, können in AI-Chatbots hochgeladen werden. Dann können Nutzer Fragen darüber stellen - beispielsweise zur Umsatzentwicklung. Oder man fragt den AI, Anomalien zu finden. Antworten werden in der Regel innerhalb von Sekunden von den Chatbots gegeben.
- Bilder erstellen
Bestimmte Chatbots können nicht nur Texte, sondern auch Bilder erstellen. Dazu beschreibt man den gewünschten Ergebnis, z.B.: "Erstelle mir ein Bleistiftzeichnen eines Flugzeugs, das vom Startbahn rollt". Je konkreter und detaillierter die Beschreibung, desto besser ist das Ergebnis, wie Hecker angibt. Solche Bilder können für Geschäftsberichte oder Flyer verwendet werden.
Mitarbeiter in verschiedenen Berufen können von AI-Chatbots profitieren, da sie Zeit sparen und Produktivität in der Arbeit steigern können. Mitarbeiter in verschiedenen Rollen können AI für Aufgaben wie Schreiben von Emails, Erfindung von Textideen, Zusammenfassen von Texten, Strukturieren von Präsentationen, Vereinfachen der Terminplanung, Analyse von Daten und auch die Erstellung von Bildern verwenden. Rechtsfragen, die mit der Nutzung von AI und Chatbots im Arbeitsleben auftreten, können Berater für Arbeitgeber sein, um sicherzustellen, dass ihre Nutzung den Berufsstandards und Regeln entspricht. In manchen Fällen ist der Arbeitgeber verantwortlich für die Behandlung von Potentialproblemen, die aus der Nutzung von AI-Chatbots im Arbeitsleben entstehen.
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