Führerscheinstatus: Dinge, die die Steuerbehörden übersehen
Nutzen Sie Ihr Firmenfahrzeug für private Besorgungen und glauben, dass die Verwendung einer Excel-Tabelle als Fahrtenbuch Professionalität und Bequemlichkeit vermittelt? Überlegen Sie es sich nochmal.
Wenn Sie Ihr Firmenfahrzeug für private Zwecke nutzen, müssen Sie diesen steuerlichen Vorteil in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben. Laut der "Deutschen Handwerks Zeitung" (DHZ) gibt es zwei Optionen: Sie können ein Fahrtenbuch führen, was empfohlen wird, wenn Sie das Firmenfahrzeug nur selten für private Zwecke nutzen. Alternativ können Sie die sogenannte Ein-Prozent-Regel anwenden. Allerdings kann dies im Fall einer geringen privaten Nutzung zu einem deutlich höheren privaten Anteil führen.
Damit das Finanzamt die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch anerkennt, müssen bestimmte Faktoren berücksichtigt werden:
- Alle Fahrten sollten dokumentiert werden, einschließlich Route, Entfernung und Zweck der Fahrt.
- Das Fahrtenbuch sollte regelmäßig und lückenlos geführt werden.
- Jede spätere Änderung sollte klar ersichtlich sein.
Vermeidung von Unannehmlichkeiten
Um Ärger zu vermeiden, sollten Sie typische Fehler beim Führen eines Fahrtenbuchs vermeiden, da das Finanzamt es sonst als ungültig betrachten und ignorieren könnte. Laut DHZ sollten Sie folgende Fehler vermeiden:
- Alle Fahrten in einer Excel-Tabelle einzutragen, da die Aufzeichnungen ohne Spuren verändert werden können.
- Fahrten auf losen Blättern zu dokumentieren, da einzelne Seiten nachträglich verändert oder ersetzt werden können. Ein gebundenes Buch ist vorzuziehen.
- Das Eintragen von Fahrten aufzuschieben, weil kein Buch vorhanden ist oder das Fahrtenbuch zu schmutzig ist. In beiden Fällen kann das Fahrtenbuch aufgrund der verzögerten Dokumentation ungültig werden.
Schaffung rechtlicher Sicherheit
Empfehlung: Lassen Sie Ihr Fahrtenbuch auf rechtliche Sicherheit überprüfen. Das Finanzamt bietet diesen Service kostenlos an, wie DHZ unter Berufung auf eine Entscheidung des Hessischen Finanzgerichts (Az.: 3 K 1219/21) berichtet.
In diesem Streitfall bat ein Unternehmensinhaber das Finanzamt, ihr digitales Fahrtenbuch mit Aufzeichnungen - im Rahmen der sogenannten "Abfrageinformationen" (gemäß § 42e EStG) - zu überprüfen. Obwohl der Fall gegen den Unternehmensinhaber entschieden wurde, zeigt er, dass Sie das Finanzamt frühzeitig beauftragen können, um festzustellen, ob Ihr Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird. Alternativ können Sie sich auch an Ihren Steuerberater wenden, rät DHZ.
Wenn Sie sich entscheiden, ein physisches Fahrtenbuch für Ihr Firmenfahrzeug zu führen, ist es wichtig, keine Excel-Tabelle zur Dokumentation der Fahrten zu verwenden, da Veränderungen ohne Spuren vorgenommen werden können. Stattdessen sollten Sie ein gebundenes Buch verwenden, um die Integrität Ihrer Aufzeichnungen zu gewährleisten.
Wenn Sie sich stattdessen für die Ein-Prozent-Regel entscheiden anstelle eines Fahrtenbuchs, sollten Sie beachten, dass dies im Fall einer geringen privaten Nutzung zu einem höheren privaten Anteil an der Fahrzeugnutzung führen kann.
