Die Überwachungsbehörde hat zuvor mehrere Vorschläge in dieser Angelegenheit vorgelegt.
Fenster putzen, Küchentheken aufräumen und unter Möbeln saugen gehören zum traditionellen Frühjahrsputz. Aber auch das Ordnen von Papieren verdient bei einer gründlichen Reinigung einen zweiten Blick.
Im Laufe der Zeit sammeln sich in unseren Häusern verschiedene Dokumente, Verträge, Rechnungen und andere Papiere an. Statt sie wahllos zu notieren, kann ein strukturierter Ansatz beim Frühjahrsputz von Papieren von Vorteil sein. Laut Petra Hermann, einer Organisationsberaterin aus Essen, die sich auf Geschäfts- und Privatbüros spezialisiert hat, "wissen Sie oft gar nicht, was Sie haben".
Hermann empfiehlt, Dokumente zu scannen und digital zu speichern, entweder auf einem Computer, einem externen Speicherlaufwerk oder in der Cloud. Behalten Sie nur die physischen Kopien, die Sie wirklich benötigen, wie Mietverträge oder aktuelle Versicherungspolicen. Alles andere kann dann entsorgt und recycelt werden.
Veraltete Dokumente entsorgen
Bedienungsanleitungen zum Beispiel kommen oft in mehreren Sprachen und sind häufig nicht in ihrer entirety benötigt. Sie können gescannt oder fotografiert und digital mit ihren jeweiligen Namen aufbewahrt werden.
Einmal im Jahr oder nach Bedarf können Sie auch durch die Ordner gehen und veraltete Dokumente wie alte Quittungen oder Garantiescheine entsorgen. Das digitale Aufräumen von Dokumenten kann auch die Gelegenheit bieten, nochmals zu überprüfen: Ist der letzte Vertrag an seinem richtigen Platz?
Dokumente nach Themen organisieren
Sogar ein traditionelles Ablagesystem sollte möglicherweise überdacht werden. Ein häufiger Fehler, den Hermann hervorhebt, ist, Dokumente und Verträge chronologisch in Ordnern aufzubewahren. Obwohl sie aufbewahrt werden, "nützt es mir nichts, weil ich immer noch durch den Ordner wühlen muss, um zu finden, was ich brauche", sagt sie. Es wird immer komplizierter, wenn andere, wie Familienmitglieder, ein bestimmtes Papier suchen müssen, während Sie krank oder unterwegs sind.
Hermann schlägt vor, Dokumente stattdessen nach Themen zu organisieren. Erstellen Sie beispielsweise einen Ordner für alle häuslichen Angelegenheiten oder teilen Sie den Dokumentenordner in thematische Abschnitte auf. Und stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Informationen über jedes Dokument auflisten, wie die Kundennummer und das Konto des Stromanbieters oder die Kontaktdaten des Vermieters im Mietvertrag.
Wenn Sie regelmäßig physischen Dokumente aussortieren, können Sie möglicherweise feststellen, dass ein einziger thematischer Ordner für alle Wohnungs-, Versicherungs- und ähnliche Dateien ausreicht, laut Hermann. Und sie müssen nicht immer in einem traditionellen Aktendeckel aufbewahrt werden; Dokumente können thematisch und platzsparend in Hängemappen organisiert werden.
Nach dem Scannen und Digitalisieren wichtiger Dokumente können Sie veraltete Dokumente wie alte Quittungen oder Garantiescheine während des jährlichen Überprüfungsprozesses entsorgen. Um Ihre digitalen Dokumente effizient zu verwalten, können Sie sie statt chronologisch nach Themen organisieren, was die Zeit zum Suchen von spezifischen Informationen erheblich verkürzen kann.
