Используйте «единый источник правды», чтобы быть более продуктивными
Используйте «единый источник правды», чтобы быть более продуктивными
Когда вы устраиваетесь на свою первую офисную работу, вы учите совершенно новый язык. Внезапно вы узнаете о «рабочем процессе» своей команды, вам приходится решать, хватит ли у вас «пропускной способности», чтобы взять на себя новую ответственность, и постоянно «возвращаться» и «углубляться», и все это во имя получения «знаний». Возможно, вы еще не знакомы с таким жаргоном, как «единый источник правды», а на самом деле это полезный инструмент для организации работы. Вот что такое «единый источник правды» и почему вам следует внедрить его в свой (простите меня) рабочий процесс.
Что такое единый источник правды?
Когда ваш начальник говорит о едином источнике правды, он имеет в виду хранилище всей информации и ресурсов, связанных с вашей работой. Это действительно так: Он может включать в себя все, что вам нужно для конкретного проекта или работы в целом, например контракты, инструкции, графики, контактные листы, шаблоны, обзоры… список можно продолжать.
Он должен быть хорошо организован и доступен всем, кто имеет отношение к данному проекту. В прежние времена это мог быть большой старый скоросшиватель, но современная версия, скорее всего, включает в себя облачное программное обеспечение. Например, Google Drive идеально подходит для SSOT.
Использование SSOT похоже на «метод действий» в продуктивности, который просит вас сортировать задачи на шаги действий, ссылки и резервные копии с помощью электронной таблицы. Колонка, посвященная ссылкам, содержит информацию, связанную с выполнением вашей задачи, и может считаться небольшим SSOT.
Как использовать SSOT?
Если вы работаете в команде, вы можете использовать программное обеспечение или инструмент управления проектами, например Google Drive, OneDrive или SharePoint. Первым документом в нем должен быть список всех участников проекта или команды, а также их контактные данные. С его помощью вы сможете убедиться, что все участники списка имеют доступ к SSOT. Также полезно иметь схему именования, чтобы файлы было легко идентифицировать по мере наполнения папки. Что-то вроде LastName_DocumentTitle_Date.extension отлично работает.
Если это имеет смысл, дайте всем доступ к редактированию, чтобы они могли отмечать сделанное или добавлять ресурсы по мере их появления. Если членов команды слишком много или вы хотите обеспечить определенный надзор, ограничьте права на редактирование менеджерами.
SSOT устраняют путаницу в том, кто что должен делать и как это делать, а также облегчают членам команды задачу. Например, если кто-то заболел, его обязанности и инструменты, которые он использует для выполнения своих задач, сразу же становятся доступны в едином источнике правды.
Вы также можете использовать план SSOT для личных целей, будь то отслеживание собственного прогресса в рабочем проекте или что-то другое, например, управление домом. Заведите папку для контактов, касающихся занятий ваших детей, специалистов по обслуживанию и уборке, задач и всего остального, что вам нужно. Это пригодится, если вам вдруг понадобится поделиться информацией, например, если вам нужно уехать за город и попросить друга присмотреть за домом.
Как бы возвышенно ни звучала идея «единого источника правды», это одна из тех корпоративных идей, которая имеет реальные преимущества и действительно облегчит вам жизнь, предоставив (простите меня еще раз) больше возможностей для других дел.
Читайте также:
- Неограниченные забастовки немецких поездов
- Что ждет немецкий рынок труда в 2024 году
- Фермеры протестуют в Берлине на сотнях тракторов
Источник: lifehacker.com
Читайте также:
Обсуждение
Самые последние новости
