L'Autorità ha già formulato diversi suggerimenti in merito.
Pulire finestre, sistemare i piani di lavoro della cucina e passare l'aspirapolvere dietro i mobili sono tutti parte delle tradizionali pulizie di primavera. Ma anche l'organizzazione dei documenti merita un'occhiata durante un accurato riordino.
I documenti, dalle scritture private ai manuali degli elettrodomestici, si accumulano nel tempo nelle nostre case. Invece di appuntarsi approssimativamente, un approccio più strutturato alle pulizie di primavera può essere utile. Secondo Petra Hermann, una consulente di organizzazione di Essen che si occupa sia di uffici aziendali che privati, "spesso non si sa nemmeno cosa si ha".
Hermann consiglia di scannerizzare i documenti e conservarli digitalmente, su un computer, una chiavetta USB o nel cloud. Conserva solo le copie fisiche essenziali, come i contratti di affitto o i documenti delle attuali polizze assicurative. Tutto il resto può essere smaltito e riciclato.
Eliminare i documenti scaduti
Le istruzioni per l'uso, ad esempio, spesso sono in diverse lingue e non sono sempre necessarie nella loro interezza. Possono essere scannerizzate o fotografate e conservate digitalmente con i loro rispettivi nomi.
Ogni anno o quando necessario, è possibile esaminare le cartelle e smaltire i documenti scaduti, come vecchie ricevute o certificati di garanzia. La pulizia digitale dei documenti può anche essere un'occasione per verificare: il contratto più recente è al suo posto?
Organizzare i documenti per argomento
Anche un sistema di archiviazione tradizionale potrebbe richiedere una rivalutazione. Un errore comune, secondo Hermann, è quello di archiviare i documenti e i contratti in ordine cronologico nelle cartelle. Anche se sono archiviati, "non mi fa comunque bene perché devo ancora frugare nella cartella per trovare ciò di cui ho bisogno", dice. Diventa ancora più complicato quando altri, come i membri della famiglia, devono trovare un documento specifico mentre si è malati o in viaggio.
Hermann suggerisce di organizzare i documenti per argomento invece che in ordine cronologico. Ad esempio, si può creare una cartella per tutte le questioni relative alla casa o suddividere la cartella dei documenti in sezioni tematiche. E assicurarsi di elencare le informazioni più importanti di ciascun documento, come il numero di cliente e il numero di conto dell'utenza elettrica o i dettagli di contatto del proprietario dell'affitto.
Se si smaltiscono regolarmente i documenti fisici, si potrebbe trovare che una sola cartella tematica è sufficiente per tutti i documenti relativi alla casa, alle assicurazioni e simili, secondo Hermann. E non devono necessariamente essere archiviati in una cartella tradizionale; i documenti possono essere organizzati in modo tematico e risparmioso di spazio in cartelle appese.
Dopo aver scannerizzato e digitalizzato i documenti essenziali, si può considerare di smaltire quelli scaduti come vecchie ricevute o certificati di garanzia durante il processo di revisione annuale. Per gestire in modo efficiente i documenti digitali, organizzarli per argomento invece che in ordine cronologico può notevolmente ridurre il tempo necessario per trovare informazioni specifiche.
