Cosa possiamo fare per evitare riunioni senza senso
Incontri Inutili Nervosi - Eppure Spesso Persistono Settimana Dopo Settimana. Come Possiamo Rompere le Abitudini "L'abbiamo Sempre Fatto Così"?
Coloro che trascorrono l'intera giornata in riunioni che li tengono lontano dal loro lavoro effettivo sperimentano solo una cosa nel lungo termine: la frustrazione. Molte aziende ancora si aggrappano a cattive abitudini di riunioni, semplicemente perché "abbiamo sempre fatto così". Come possono i team uscire da questo ciclo?
Purtroppo, non c'è una cura patentata per cambiare le cattive abitudini delle riunioni, dice Teresa Stockmeyer, una formatrice e consulente per lo sviluppo dei team. Tuttavia, ci sono molti piccoli aggiustamenti che possono essere apportati - se si desidera. Il presupposto è che almeno alcuni partecipanti alle riunioni vogliono apportare cambiamenti. I team possono prendere diverse misure per uscire dalle strutture delle riunioni esistenti.
1. Adattare le Strutture
Ciò include il fissare e condividere l'obiettivo e l'agenda di una riunione in anticipo. Il numero di partecipanti dovrebbe essere limitato e un moderatore dovrebbe condurre la riunione. Idealmente, la persona responsabile della moderazione garantisce anche che il tempo della riunione non sia superato. Può essere anche utile registrare le riunioni. "Questo consente a tutti di restare informati senza dover partecipare", dice Stockmeyer.
2. Assumere un Ruolo Attivo
Coloro che sono infastiditi dalle riunioni inutili dovrebbero avere il coraggio di affrontare il problema. Teresa Stockmeyer consiglia di non limitarsi a sopportare le riunioni che sembrano poco produttive e inutili. Invece, metti in discussione e raccogli feedback per vedere se gli altri la pensano allo stesso modo.
Assumere un ruolo attivo significa anche chiedere prima delle riunioni quale contributo o competenza è atteso. I team possono lavorare insieme per rendere visibile lo scopo attuale di una riunione e raggiungere un accordo sul fatto che questo scopo debba continuare ad essere soddisfatto.
3. Raccogliere Regolarmente Feedback
Dopo ogni riunione, dovrebbe esserci una breve valutazione per imparare cosa è andato bene e cosa può essere migliorato, secondo Teresa Stockmeyer.
4. "Uccidi Tutte le Riunioni" Esperimento
Coloro che vogliono prendere un approccio più radicale possono iniziare l'esperimento "Uccidi tutte le riunioni" per uno o due settimane. Ciò comporta cancellare senza pietà la propria agenda e, se necessario, anche quella del team, dice Stockmeyer. Ciò mostra rapidamente dove manca lo scambio e dove non è necessario.
Ciò che aiuta a ridurre le riunioni inutili è porsi diverse domande in un esperimento mentale: "Quali riunioni o riassunti avrei bisogno se tornassi al mio posto di lavoro dopo un periodo di tre settimane?" o "Quali partecipazioni alle riunioni e riassunti posso fare a meno per tre settimane e comunque essere in grado di lavorare dopo la mia assenza?"
Obiettivi Falsi: Perché Ci Attacchiamo alle Riunioni Senza Senso
Ci sono molte ragioni per cui ci aggrappiamo alle riunioni inutili, secondo la consulente per i team Teresa Stockmeyer. Spesso ha a che fare con obiettivi nascosti, in parte inconsci, delle riunioni. Potrebbe essere che le riunioni servano segretamente allo scambio sociale o alla presentazione dello status e all'auto-promozione, invece di affrontare questioni di affari.
I team potrebbero aggrapparsi a appuntamenti congiunti senza una vera ragione, perché dovrebbero portare struttura alla giornata di lavoro, rafforzare un senso di appartenenza e motivazione. Tuttavia, l'effetto opposto spesso si verifica. Invece di strutturare la giornata di lavoro, viene frammentata dalle costanti riunioni - "soprattutto se le riunioni sono male cronoprate o accadono troppo spesso", dice Stockmeyer.
Invece di sentirsi come se appartenessero, i dipendenti potrebbero sentirsi costantemente in riunione, soprattutto quando vengono invitati persone che contribuiscono poco all'argomento effettivo - solo per soddisfare il bisogno di "includere tutti nelle riunioni o escludere nessuno".
I datori di lavoro potrebbero incoraggiare i loro team ad adattare le strutture delle riunioni impostando obiettivi e agende chiari in anticipo, limitando il numero di partecipanti e assegnando un moderatore per garantire che le riunioni rimangano in pista e non siano eccessivamente lunghe. I dipendenti che si sentono frustrati dalle riunioni inutili dovrebbero assumere un ruolo attivo mettendo in discussione il loro scopo e raccogliendo feedback dai colleghi per vedere se altri condividono sentimenti simili.
