Statut de conducteur: des choses que les autorités fiscales négligent
Êtes-vous en train d'utiliser votre véhicule de société pour des courses personnelles et croyez-vous qu'utiliser un tableur Excel comme registre confère un sentiment de professionnalisme et de commodité ? Réfléchissez à deux fois.
Si vous utilisez votre véhicule de société à des fins personnelles, vous devez déclarer ce avantage fiscal dans votre déclaration de revenus. Selon le "Journal des Métiers" (DHZ), il existe deux alternatives : vous pouvez tenir un registre, ce qui est recommandé si vous utilisez le véhicule de société pour des usages personnels dans une mesure limitée. Sinon, vous pouvez utiliser la fameuse règle des "un pour cent". Cependant, cela pourrait entraîner une part privée considérablement plus élevée en cas d'utilisation personnelle limitée.
Pour que l'administration fiscale reconnaisse les enregistrements dans le registre, certains facteurs doivent être pris en compte :
- Tous les trajets doivent être documentés, y compris l'itinéraire, la distance parcourue et le but du voyage.
- Le registre doit être mis à jour régulièrement et ne doit pas comporter de lacunes.
- Les modifications ultérieures doivent être clairement identifiables.
Prévention des désagréments
Pour éviter les désagréments, vous devez éviter les erreurs courantes lors de la tenue d'un registre, car l'administration fiscale pourrait le considérer comme invalide et l'ignorer. Selon le DHZ, vous devez éviter les erreurs suivantes :
- Enregistrer tous les trajets dans un tableur Excel, car les enregistrements peuvent être modifiés rétroactivement sans laisser de trace.
- Documenter les trajets sur des feuilles de papier libres, car les pages individuelles peuvent être modifiées ou remplacées rétroactivement. Il est préférable d'utiliser un livre relié.
- Reporter les entrées en raison du manque de temps pour acheter le livre ou faire des entrées plus tard en raison du livre de bord excessivement sale. Dans les deux cas, le livre de bord peut devenir invalide en conséquence de la non-documentation des entrées à temps.
Établir la sécurité juridique
Conseil : Vous pourriez faire évaluer votre registre de bord pour la sécurité juridique. L'administration fiscale offre ce service gratuitement, comme le signale le DHZ en citant une décision de la Cour financière de Hesse (Az.: 3 K 1219/21).
Dans cette affaire, un propriétaire d'entreprise a demandé à l'administration fiscale de vérifier leur registre numérique avec des enregistrements - dans le cadre des fameuses "informations d'appel" (selon la section 42e EStG). Bien que l'affaire ait été décidée contre le propriétaire d'entreprise, cela démontre que vous pouvez faire examiner votre registre de bord par l'administration fiscale dès le départ pour savoir s'il est tenu correctement. Sinon, vous pouvez consulter votre conseiller fiscal, conseille le DHZ.
Si vous choisissez de tenir un registre physique pour votre véhicule de société, il est crucial d'éviter d'utiliser un tableur Excel pour documenter vos trajets, car des modifications peuvent être apportées sans laisser de trace. Au lieu de cela, utilisez un livre relié pour garantir l'intégrité de vos enregistrements.
Si vous décidez d'utiliser la règle des "un pour cent" au lieu de tenir un registre, soyez conscient que cela pourrait entraîner une part privée plus élevée de l'utilisation du véhicule, surtout si votre utilisation personnelle est limitée.
