Que faire pour ne pas avoir de réunions sans sens
Rendez-vous Inutiles : Une Source de Nerve - Et Yet, Ils Persistent Semaine Aprés Semaine. Comment Rompre avec les Routines "On a Toujours Fait Comme Ça" ?
Celles et ceux qui passent leur journée en réunions qui les empêchent de faire leur vrai travail ne ressentent qu'une chose à la longue : de la frustration. De nombreuses entreprises s'accrochent encore à de mauvaises routines de réunions, simplement parce que "c'est toujours comme ça qu'on a fait". Comment les équipes peuvent-elles se libérer de ce cycle ?
Malheureusement, il n'y a pas de remède patenté pour changer les mauvaises routines de réunions, dit Teresa Stockmeyer, formatrice et consultante en développement d'équipe. Cependant, il existe de nombreux petits ajustements qui peuvent être faits - si on le souhaite. La condition préalable est qu'au moins certains participants à la réunion souhaitent apporter des changements. Les équipes peuvent prendre diverses mesures pour se libérer des structures de réunions existantes.
1. Adapter les Structures
Cela inclut de définir et de partager l'objectif et l'ordre du jour d'une réunion à l'avance. Le nombre de participants doit être limité, et un modérateur doit diriger la réunion. Idéalement, la personne responsable de la modération s'assure également que le temps de la réunion n'est pas dépassé. Il peut également être bénéfique d'enregistrer les réunions. "Cela permet à tout le monde de rester informé sans avoir à participer", dit Stockmeyer.
2. Prendre un Rôle Actif
Celles et ceux qui sont agacés par les réunions inutiles doivent avoir le courage d'aborder le sujet. Teresa Stockmeyer conseille de ne pas simplement subir les réunions qui semblent improductives et inutiles. Au contraire, il faut les questionner activement et recueillir des commentaires pour voir si d'autres ressentent la même chose.
Prendre un rôle actif signifie également demander avant les réunions quelle est la contribution ou l'expertise attendue. Les équipes peuvent travailler ensemble pour rendre l'objectif actuel d'une réunion visible et convenir si cet objectif doit continuer à être rempli.
3. Recueillir Régulièrement des Commentaires
Après chaque réunion, une évaluation rapide doit avoir lieu pour apprendre ce qui s'est bien passé et ce qui peut être amélioré, selon Teresa Stockmeyer.
4. Expérience "Tuer toutes les réunions"
Celles et ceux qui souhaitent adopter une approche plus radicale peuvent lancer l'expérience "Tuer toutes les réunions" pendant une à deux semaines. Cela consiste à vider impitoyablement son propre calendrier et, si nécessaire, celui de l'équipe également, conseille Stockmeyer. Cela montre rapidement où l'échange fait défaut et où il n'est pas nécessaire.
Ce qui aide également à réduire les réunions inutiles, c'est de se poser diverses questions dans un jeu de rôle mental : "Quelles réunions ou synthèses aurais-je besoin si je retournais à mon lieu de travail après trois semaines de vacances ?" ou "Quelles participations à des réunions et synthèses puis-je me passer pendant trois semaines et continuer à travailler après mon absence ?"
Faux Objectifs : Pourquoi Nous Nous Accrochons aux Réunions Sensées
Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles nous nous accrochons aux réunions inutiles, selon la consultante en équipe Teresa Stockmeyer. Cela a souvent à voir avec des objectifs cachés, en partie inconscients, des réunions. Il se pourrait que les réunions servent secrètement à l'échange social ou à la présentation de statut et à l'auto-promotion, plutôt qu'aux affaires.
Les équipes peuvent également s'accrocher à des rendez-vous communs sans raison réelle, parce qu'ils sont censés apporter de la structure à la journée de travail, renforcer un sentiment d'appartenance et de motivation. Cependant, l'effet contraire se produit souvent. Au lieu de structurer la journée de travail, elle est fragmentée par des réunions constantes - "surtout si les réunions sont mal
