L'Autorité a déjà formulé plusieurs suggestions à ce sujet.
Nettoyer les fenêtres, ranger les comptoirs de cuisine et passer l'aspirateur derrière les meubles font tous partie du grand nettoyage de printemps traditionnel. Mais même l'organisation des papiers mérite un second regard pendant un grand ménage.
Des contrats de location aux manuels d'appareils, divers documents, contrats, factures et paperasses diverses s'accumulent au fil du temps dans nos maisons. Au lieu de noter des choses au hasard, une approche plus structurée du nettoyage de printemps des papiers peut être bénéfique. Selon Petra Hermann, consultante en organisation d'Essen qui se spécialise à la fois dans les bureaux commerciaux et privés, "vous ne savez souvent même pas ce que vous avez."
Hermann suggère de numériser les documents et de les stocker numériquement, que ce soit sur un ordinateur, une clé USB externe ou dans le cloud. Conservez uniquement les copies physiques essentielles, comme les contrats de location ou les documents d'assurance en cours. Tout le reste peut être détruit et recyclé.
Se débarrasser des documents périmés
Les modes d'emploi, par exemple, sont souvent disponibles dans plusieurs langues et ne sont souvent pas nécessaires dans leur intégralité. Ils peuvent être numérisés ou photographiés et conservés numériquement avec leurs noms respectifs.
Une fois par an ou au besoin, vous pouvez également trier les dossiers et se débarrasser des documents périmés, comme les anciens reçus ou les certificats de garantie. Le rangement numérique des documents peut également être une occasion de vérifier : le dernier contrat est-il à sa place ?
Organiser les documents par sujet
Même un système de classement traditionnel peut nécessiter une réévaluation. Une erreur courante, selon Hermann, consiste à stocker les documents et les contrats chronologiquement dans des dossiers. Bien qu'ils soient stockés, "ça ne me sert à rien parce que je dois toujours fouiller dans le dossier pour trouver ce dont j'ai besoin", dit-elle. Cela devient de plus en plus compliqué lorsque d'autres personnes, comme les membres de la famille, doivent trouver un papier spécifique pendant que vous êtes malade ou en voyage.
Hermann suggère d'organiser les documents par sujet plutôt que chronologiquement. Par exemple, créez un dossier pour tous les sujets liés à la maison ou divisez le dossier de documents en sections thématiques. Et assurez-vous de noter les informations les plus importantes de chaque document, comme le numéro de client de l'électricité et le numéro de compte du fournisseur, ou les coordonnées du propriétaire du contrat de location.
Si vous triez régulièrement les documents physiques, vous pouvez découvrir qu'un seul dossier thématique est suffisant pour tous les dossiers liés au logement, à l'assurance et similaires, selon Hermann. Et ils n'ont pas toujours besoin d'être dans un dossier de classement traditionnel ; les documents peuvent être organisés thématiquement et économiser de l'espace dans des dossiers suspendus.
Après avoir numérisé et organisé les documents essentiels, vous pouvez vous débarrasser des documents périmés comme les anciens reçus ou les certificats de garantie pendant le processus de révision annuelle. Pour gérer efficacement vos documents numériques, les organiser par sujet plutôt que chronologiquement peut réduire considérablement le temps passé à chercher des informations spécifiques.
