Dos estrategias para aumentar la productividad mediante la reducción de la carga de trabajo (según sugieren los métodos de los expertos)
No todos los métodos de productividad funcionan perfectamente para todos. Por eso, encontrarás muchos métodos diferentes y es importante identificar cuáles podrían funcionar para ti, incluso si eso significa ajustarlos o modificarlos ligeramente. Cuando te enfrentas a una tarea colosal o intimidante, los métodos en los que normalmente confías pueden no ser de mucha ayuda. ¿Por qué no probar un enfoque dual, combinando dos métodos para hacerlo más manejable?
Comencemos discutiendo la técnica del "un solo bocado". Este método requiere un poco de planificación por adelantado, pero puede ser un salvavidas cuando una tarea parece insuperable. Toma una hoja de papel (o usa un documento digital) y escribe tu tarea. Digamos que es organizar una fiesta de la oficina. Desglósala en tareas más pequeñas que la conforman, que podrían ser seleccionar un tema, planificar actividades, encargarse de la comida y bebidas y decorar el lugar.
Desglósala aún más. Seleccionar un tema puede implicar brainstorming ideas con colegas, investigar tendencias populares y decidir un presupuesto. Planificar actividades puede requerir coordinar con proveedores, programar entretenimiento y configurar cualquier equipo necesario. Encargarse de la comida y bebidas puede implicar ordenar a un catering o establecer un potluck. Decorar el lugar puede implicar colgar decoraciones, configurar mesas y sillas y asegurarse de que todo se vea festivo.
Sigue desglosando. Coordinar con proveedores puede requerir enviar RFPs, recopilar cotizaciones y comparar costos y servicios. Configurar entretenimiento puede implicar contratar una banda o DJ, arreglar cualquier equipo de audio/visual y asegurarse de que haya suficiente espacio para todos. Planificar la comida puede implicar decidir un menú, seleccionar un catering y arreglar cualquier equipo necesario. Decorar el lugar puede implicar comprar o alquilar decoraciones, configurar mesas y sillas y asegurarse de que todo esté limpio y ordenado antes de que lleguen los invitados.
Obviamente, cuando te haces cargo de organizar una fiesta, sabes que todas estas son las tareas que debes hacer, pero si miras la tarea como una sola cosa - "planea la fiesta" - en lugar de desglosarla conscientemente en tareas más pequeñas, es más probable que te sientas abrumado. Esto es cierto para todo, desde planificar una fiesta de cumpleaños hasta abordar un gran proyecto en el trabajo. Entrénate para desglosar las tareas en bocados más pequeños en lugar de lanzarte directamente al proyecto más grande. Esto no solo te ayudará a mantener todo organizado, sino que también te motivará a medida que veas que se completan tareas más pequeñas.
Ahora hablemos sobre la técnica del "Pomodoro inverso". Desglosar tus tareas en bocados más pequeños no es suficiente. Realmente tienes que completar esas tareas. Cuando hay mucho por hacer, puede ser difícil motivarte a comenzar. Si estuvieras usando un método de productividad tradicional, como el método Pomodoro, trabajarías durante 25 minutos seguidos y luego tomarías un descanso de cinco minutos. Eso puede resultar intimidante, ya que 25 minutos parece mucho tiempo cuando estás estresado.
En lugar de eso, prueba el método "Pomodoro inverso", que es igual que el original, pero trabajado al revés. En lugar de trabajar durante 25 minutos y tomar un descanso de cinco minutos, trabajas durante cinco minutos y luego tomas un descanso más largo. Puede parecer contraproducente, ya que trabajar durante cinco minutos y relajarte durante 20 o 25 minutos significa que tienes mucho tiempo muerto, pero es útil si realmente tienes dificultades para entrar en el ritmo de trabajar. Los fanes de este método lo elogian por ayudarlos a evitar la ansiedad de trabajar en un proyecto grande, aunque haya mucho tiempo muerto. El trabajo sigue adelante durante esos cinco minutos y, a medida que completes tareas, te sentirás mejor con el proyecto en general. No te sorprendas si de repente sientes que puedes durar más de cinco minutos a la vez y gradualmente te transiciones a un marco de trabajo Pomodoro más tradicional para terminar el proyecto.
Al seguir estas técnicas, puedes maximizar tu productividad y lograr más en menos tiempo. Desglosa tus tareas en bocados más pequeños y concéntrate en completar un bocado a la vez, incluso si es solo durante cinco minutos al día. Usa el método Pomodoro inverso para hacer la tarea menos intimidante y darte algunos descansos necesarios. Al desglosar tus tareas y tomártelo un bocado a la vez, puedes superar el miedo a las tareas grandes y lograr más de lo que nunca pensaste posible.
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