O que podemos fazer contra reuniões sem sentido
Reuniões Desnecessárias Esgotam - Mas Ainda Persistem Semana após Semana. Como Quebrar Rotinas de "Sempre Fizemos Assim"?
Aqueles que passam o dia todo em reuniões que os impedem de fazer seu trabalho real sentem apenas uma coisa no longo prazo: frustração. Muitas empresas ainda se apegam a más rotinas de reuniões, simplesmente porque "sempre fizemos assim". Como as equipes podem sair desse ciclo?
Infelizmente, não há uma solução patente para mudar más rotinas de reuniões, diz Teresa Stockmeyer, treinadora e consultora de desenvolvimento de equipes. No entanto, existem muitas pequenas ajustes que podem ser feitos - se desejados. A pré-condição é que pelo menos alguns participantes da reunião querem fazer mudanças. As equipes podem tomar várias medidas para sair das estruturas de reunião existentes.
1. Adaptar Estruturas
Isso inclui definir e compartilhar o objetivo e a pauta de uma reunião com antecedência. O número de participantes deve ser limitado, e um moderador deve liderar a reunião. Idealmente, a pessoa responsável pela mediação também garante que o tempo da reunião não seja excedido. Também pode ser benéfico gravar reuniões. "Isso permite que todos fiquem informados sem ter que participar", diz Stockmeyer.
2. Assumir um Papel Ativo
Aqueles que estão cansados de reuniões desnecessárias devem ter coragem de abordar o assunto. Teresa Stockmeyer aconselha não apenas suportar reuniões que parecem improdutivas e sem sentido. Em vez disso, questione-as ativamente e reúna feedback para ver se outros sentem o mesmo.
Assumir um papel ativo também significa perguntar antes das reuniões o que se espera como contribuição ou expertise. As equipes podem trabalhar juntas para tornar o propósito atual de uma reunião visível e chegar a um acordo sobre se esse propósito deve continuar a ser cumprido.
3. Recolher Feedback Regularmente
Depois de cada reunião, deve haver uma rápida avaliação para aprender o que funcionou bem e o que pode ser melhorado, de acordo com Teresa Stockmeyer.
4. Experimento "Mate todas as reuniões"
Aqueles que querem tomar um caminho mais radical podem iniciar o experimento "Mate todas as reuniões" por uma a duas semanas. Isso envolve limpar seu próprio calendário e, se necessário, o calendário da equipe também, aconselha Stockmeyer. Isso mostra rapidamente onde falta troca e onde não é necessária.
O que também ajuda a reduzir reuniões desnecessárias é fazer um experimento mental: "Que reuniões ou resumos eu precisaria se eu voltasse ao meu local de trabalho depois de uma viagem de três semanas?" ou "Quais participações e resumos de reuniões eu poderia dispensar por três semanas e ainda conseguir trabalhar após minha ausência?"
Metas Falsas: Por que nos Apegamos a Reuniões Sensíveis
Há muitas razões pelas quais nos apegamos a reuniões desnecessárias, de acordo com a consultora de equipes Teresa Stockmeyer. Isso geralmente tem a ver com metas ocultas, em parte inconscientes, de reuniões. Pode ser que as reuniões estejam secretamente servindo à troca social ou à apresentação de status e autopromoção, em vez de tratar de assuntos comerciais.
As equipes também podem se apegar a compromissos conjuntos sem uma razão real, porque supostamente trazem estrutura ao dia de trabalho, fortalecem um senso de pertencimento e motivação. No entanto, o efeito oposto geralmente ocorre. Em vez de estruturar o dia de trabalho, ele é fragmentado por reuniões constantes - "especialmente se as reuniões são mal cronometradas ou acontecem com muita frequência", diz Stockmeyer.
Em vez de se sentirem como se pertencessem, os funcionários podem se sentir como se estivessem constantemente em reuniões, especialmente quando pessoas são convidadas que contribuem pouco para o assunto real - apenas para satisfazer a necessidade de "incluir todos nas reuniões ou não excluir ninguém".
Os empregadores poderiam encorajar suas equipes a adaptar as estruturas de reunião definindo objetivos e pautas claros com antecedência, limitando o número de participantes e atribuindo um moderador para garantir que as reuniões permaneçam no caminho e não sejam excessivamente longas. Os funcionários que estão frustrados com reuniões desnecessárias devem assumir um papel ativo questionando seu propósito e reunindo feedback de seus colegas para ver se outros sentem o mesmo.
