O Órgão de Fiscalização já apresentou várias sugestões sobre este assunto.
Limpar janelas, arrumar bancadas da cozinha e aspirar atrás dos móveis são todas partes da limpeza de primavera tradicional. Mas mesmo organizar papéis merece uma segunda olhada durante uma limpeza completa.
De acordos de aluguel a manuais de eletrodomésticos, vários documentos, contratos, contas e papéis diversos acumulam-se com o tempo em nossas casas. Em vez de anotações aleatórias, uma abordagem mais estruturada para a limpeza de primavera de papéis pode ser benéfica. De acordo com Petra Hermann, uma consultora de organização de Essen que se especializa em ambos escritórios comerciais e particulares, "você nem sempre sabe o que você tem".
Hermann sugere digitalizar documentos e armazená-los em um computador, uma unidade de armazenamento externa ou na nuvem. Mantenha apenas as cópias físicas essenciais, como acordos de aluguel ou documentos de políticas de seguro atuais. Tudo o mais pode então ser rasgado e reciclado.
Descartando documentos desatualizados
Instruções operacionais, por exemplo, muitas vezes vêm em vários idiomas e frequentemente não são necessárias em sua totalidade. Elas podem ser digitalizadas ou fotografadas e mantidas digitalmente com seus respectivos nomes.
Anualmente ou conforme a necessidade, você também pode revisar as pastas e descartar documentos desatualizados, como recibos antigos ou certificados de garantia. A limpeza digital de documentos também pode ser uma oportunidade para verificar: o último contrato está no lugar certo?
Organizando documentos por assunto
Mesmo um sistema de arquivamento tradicional pode exigir uma reavaliação. Um erro comum, segundo Hermann, é armazenar documentos e contratos cronologicamente em pastas. Enquanto eles estão armazenados, "não me faz bem porque ainda tenho que vasculhar a pasta para encontrar o que preciso", diz ela. Isso se torna cada vez mais complicado quando outros, como membros da família, precisam localizar um papel específico enquanto você está doente ou viajando.
Hermann sugere organizar documentos por assunto em vez de cronologicamente. Por exemplo, crie uma pasta para todos os assuntos relacionados à casa ou divida a pasta de documentos em seções temáticas. E certifique-se de listar as informações mais importantes sobre cada documento, como o número do cliente e a conta do provedor do contrato de energia elétrica, ou os detalhes de contato do proprietário do acordo de aluguel.
Se você regularmente separar papéis físicos, pode descobrir que uma única pasta temática é suficiente para todos os arquivos relacionados à habitação, seguro e semelhantes, de acordo com Hermann. E eles não precisam ser sempre alojados em uma pasta de arquivo tradicional; documentos podem ser organizados tematicamente e de forma econômica em pastas suspensas.
Depois de digitalizar e organizar documentos essenciais, considere jogar fora documentos desatualizados, como recibos antigos ou certificados de garantia, durante o processo de revisão anual. Para gerenciar seus documentos digitais de forma eficiente, organize-os por assunto em vez de cronologicamente, o que pode reduzir significativamente o tempo gasto procurando informações específicas.
