Estatuto de motorista: coisas que as autoridades fiscais ignoram
Está a utilizar o veículo da empresa para tarefas pessoais e acredita que utilizar uma planilha do Excel como registro confere um ar de profissionalismo e conveniência? Pense duas vezes.
Se estiver utilizando o veículo da empresa para fins privados, é obrigatório declarar esse benefício fiscal na declaração de imposto de renda. De acordo com o "Jornal dos Ofícios" (DHZ), há duas alternativas: você pode manter um registro, que é recomendado se você só utilizar o veículo da empresa para uso pessoal em pequena escala. Alternativamente, você pode recorrer à chamada regra de um por cento. No entanto, isso pode levar a uma participação privada substancialmente maior em casos de uso privado mínimo.
Para que a repartição de impostos aceite os registros dentro do registro, é necessário levar em consideração certos fatores:
- Todos os deslocamentos devem ser documentados, incluindo a rota, a distância percorrida e o propósito da viagem.
- O registro deve ser atualizado regularmente e não deve ter lacunas.
- Qualquer alteração posterior deve ser claramente visível.
Prevenção de transtornos
Para evitar transtornos, você deve evitar erros comuns ao manter um registro, pois a repartição de impostos pode considerá-lo inválido e ignorá-lo. De acordo com o DHZ, você deve evitar os seguintes erros:
- Registrar todas as viagens em uma planilha do Excel, pois os registros podem ser modificados retroativamente sem deixar rastro.
- Documentar viagens em folhas soltas de papel, pois páginas individuais podem ser alteradas ou substituídas retroativamente. É preferível usar um livro encadernado.
- Adiar entradas devido à falta de tempo para comprar o livro ou fazer entradas mais tarde devido ao registro estar muito sujo. Em ambos os casos, o registro pode se tornar inválido como consequência da não documentação das entradas em tempo hábil.
Estabelecendo segurança jurídica
Dica: Você poderia ter seu registro avaliado para segurança jurídica. A repartição de impostos oferece esse serviço gratuitamente, como informado pelo DHZ, citando uma decisão do Tribunal de Finanças da Hesse (Az.: 3 K 1219/21).
Neste litígio, um empresário solicitou à repartição de impostos que revisasse seu registro digital com registros - no âmbito das chamadas "informações de saída" (de acordo com o § 42e EStG). Embora o caso tenha sido decidido contra o empresário, isso mostra que você pode ter a repartição de impostos examinar seu registro antecipadamente para verificar se está sendo mantido adequadamente. Alternativamente, você pode consultar seu consultor fiscal, aconselha o DHZ.
Se você optar por manter um registro físico para o veículo da empresa, é crucial evitar o uso de uma planilha do Excel para documentar suas viagens, pois modificações podem ser feitas sem deixar rastro. Em vez disso, considere usar um livro encadernado para garantir a integridade de seus registros.
Caso decida utilizar a regra de um por cento em vez de manter um registro, esteja ciente de que isso pode resultar em uma participação privada maior no uso do veículo, especialmente se seu uso pessoal for mínimo.
