So sieht die perfekte To-Do-Liste aus
Abhaken, durchstreichen, löschen: To-Do-Listen sind unsere täglichen Begleiter. Eigentlich soll es alltägliche Aufgaben erleichtern. Aber es kann oft zu Stress und Frustration führen. So funktioniert es.
Ein weiterer Tag ist vergangen und es stehen noch Aufgaben auf der To-Do-Liste. Sie haben es erneut auf morgen verschoben. Die meisten von uns kennen wahrscheinlich die Unzufriedenheit, die sich gerade breit macht. „Wir sind oft zu optimistisch, was unsere To-Do-Listen angeht“, sagt Linda Wulff. Als Produktivitätscoach unterstützt sie Menschen dabei, ihr berufliches Zeitmanagement zu optimieren.
To-Do-Listen können dabei eine wichtige Rolle spielen, da sie unser Gedächtnis erleichtern und Struktur in unseren Alltag bringen sollen. Aber wie funktioniert das? „Beginnen Sie mit dem Schreiben einer Masterliste. Ein Ort, an dem Sie wirklich alles unterbringen können, was Sie tun möchten“, rät Woolf. „Aber beginnen Sie jeden Tag mit einer Tagesliste.“
Dies sollte sichtbar sein. „Es sollte kein Zettel sein, der in irgendeinem Notizbuch verschwindet“, sagt Stephan Sandrock, Leiter der Abteilung Arbeit und Leistung am Institut für Angewandte Ergonomie. „Man sollte eine To-Do-Liste vor sich haben, damit die kognitive Struktur von den Dingen, die noch erledigt werden müssen, befreit wird und man ein gutes Gefühl hat, etwas abhaken zu können.“
Welches System ist das richtige für mich?
Analog oder digital – bei diesem Thema gehen die Meinungen auseinander. „Es gibt Studien, die zeigen, dass handschriftliche Notizen auf Papier effektiver sind, weil man sportliche Leistung mit kognitiven Aspekten verbinden kann“, sagte Sandrock. Bei der Teamarbeit sind numerische Listen jedoch nützlicher. „Man muss einfach schauen, welches Tool für das, was ich erreichen möchte, am besten geeignet ist.“
Und es muss einem gefallen. „Wenn mein Bauchgefühl mir sagen würde, dass mir die App nicht gefällt, würde ich sie nicht verwenden“, sagte Linda Wulff. „Jeder sollte ein System finden, das er gerne nutzt.“ Doch wie findet man das Richtige für sich? Es ist ganz einfach: Probieren Sie es aus. „Jeder weiß, welche Benutzeroberfläche ihn am meisten anspricht.“
Große Dinge in kleine Schritte aufteilen
Ob digital oder analog, eine effektive To-Do-Liste sollte große Aufgaben in kleinere Schritte unterteilen. „Es macht Sinn, die einzelnen Schritte zu visualisieren und so etwas wie einen Mini-Projektplan zu erstellen“, sagt Stephan Sandrock. Für Linda Wulff ist es wichtig, die täglichen Ziele so konkret wie möglich aufzuschreiben. Beispielsweise hat der Punkt „Trainieren Sie Frau Meyer“ keinen Platz auf der täglichen To-Do-Liste.
„Das ist eine äußerst komplexe und zeitraubende Aufgabe.“ Schreiben Sie stattdessen konkrete nächste Schritte auf: Rufen Sie zum Beispiel Ihren Kollegen an und vereinbaren Sie einen Termin. „Das hilft Ihnen, aktiv zu werden, anstatt sich mit einer scheinbar zu großen Aufgabe zu lähmen“, sagt Wulff.
Je besser Sie anstehende Aufgaben aufschlüsseln und organisieren, desto leichter kann Ihr Gehirn sie erfassen. Linda Wulff schlägt beispielsweise vor, farbige Marker als Hilfsmittel zu verwenden. Sie werden vom menschlichen Gehirn als angenehm empfunden und bieten verschiedene Baumöglichkeiten, etwa nach Projekt, Gesprächspartner oder Priorität.
Bleib nicht hängen
Allerdings fällt es vielen Menschen möglicherweise schwer, ihre Prioritäten richtig zu setzen. „Wir neigen dazu, Dinge zu priorisieren, die von außen benötigt werden“, sagte Linda Wulff. Dringende Angelegenheiten, wie zum Beispiel aktuelle Anfragen von Kollegen, stehen meist an erster Stelle. Allerdings wurden Aufgaben wie die Installation neuer Computersysteme, die erst drei Wochen später beginnen sollten, verschoben. Expertentipp: Planen Sie für solche Aufgaben bewusst zweimal pro Woche zwei Stunden ein.
„Allein die Visualisierung von Aufgaben schafft Struktur“, sagt Stephan Sandrock. „Wenn das nicht hilft, kann man natürlich auch Kollegen und Vorgesetzte fragen.“ Auf der To-Do-Liste haben seiner Meinung nach alltägliche Aktivitäten keinen Platz, denn „dann wird die Liste beliebig.“
Die Aufgaben variieren im Laufe des Tages. Linda Wulff sagte, sie sollten unbedingt auf der Liste stehen. „Sonst läuft man Gefahr, sich zu verzetteln, denn wir neigen dazu, Zweitlisten zu erstellen.“ Dann tauchen die kleinen Aufgaben des Tages in Post-its, Notizzetteln oder E-Mails auf – und man springt hin und her.
Tatsächlich geschätzte Zeit
Auch die Art und Weise, wie Sie etwas aufschreiben, kann einen Einfluss haben. Linda Wulff empfiehlt die Verwendung konkreter Aufgabenstellungen, wie zum Beispiel „Fahren Sie das Auto zum Ölwechsel zu Müllers Werkstatt“, statt allgemeiner Schlüsselwörter wie „Werkstatt“. Und vor allem die Telefonnummer dahinter. „Wir denken oft, ich schreibe es einfach auf, weil ich keine Zeit habe, mehr zu schreiben. Am Ende geben wir auf, weil wir beim nächsten Mal noch einmal darüber nachdenken müssen.“
Auch wichtig: Ihr eigenes Zeitmanagement. Das bedeutet, realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Linda Wulff empfiehlt für jede Aufgabe einen Zeitpuffer von 20 % bis 40 %.
Übrigens arbeiten die meisten Menschen morgens und in den Morgenstunden leichter und schneller. Deshalb ist es sinnvoll, komplexe und schwierige Aufgaben gleich morgens in Angriff zu nehmen und Tätigkeiten wie die E-Mail-Bearbeitung auf den Nachmittag zu verschieben.
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Quelle: www.ntv.de
