Use a single source of truth to increase productivity
Wenn Sie Ihren ersten Bürojob bekommen, lernen Sie eine ganz neue Sprache. Plötzlich beginnen Sie, den „Workflow“ Ihres Teams zu verstehen, sind gezwungen zu erklären, ob Sie über die „Bandbreite“ verfügen, um neue Aufgaben zu übernehmen, und sind immer wieder „im Kreis“ und „auf den Punkt gebracht“, alles im Namen des „Lernens“. .“ Sie Ein Arbeitsplatzbegriff, den Sie vielleicht noch nicht gelernt haben, ist „Single Source of Truth“, was eigentlich ein nützliches Werkzeug ist, um organisiert zu bleiben. Hier erfahren Sie, was eine „Single Source of Truth“ ist und warum Sie sie (entschuldigen Sie) in Ihrem Unternehmen implementieren sollten. i) Arbeitsablauf.
Was ist eine Single Source of Truth?
Wenn Ihr Chef sich auf eine einzige Quelle der Wahrheit bezieht, spricht er in Wirklichkeit von einer Sammlung aller für Ihren Job relevanten Informationen und Ressourcen. Das ist richtig: Es kann alles enthalten, was für ein bestimmtes Projekt oder den Auftrag als Ganzes benötigt wird, wie Verträge, Anweisungen, Zeitpläne, Kontaktformulare, Vorlagen, Kommentare ... und die Liste geht weiter.
Es sollte gut organisiert und für alle am jeweiligen Projekt Beteiligten zugänglich sein. In der Vergangenheit war es vielleicht ein großer alter Ordner, aber moderne Versionen beinhalten möglicherweise cloudbasierte Software. Google Drive eignet sich beispielsweise perfekt für SSOT.
Die Verwendung von SSOT ähnelt der „Aktionsmethode“ für Produktivität, bei der Sie eine Tabellenkalkulation verwenden müssen, um Aufgaben in Aktionsschritte, Referenzmaterialien und sekundäre Elemente zu kategorisieren. Spalten, die als Referenz dienen, enthalten Informationen, die für die Erledigung der Aufgabe relevant sind, und können als Mini-SSOT betrachtet werden.
Wie verwende ich SSOT?
Wenn Sie in einem Team sind, können Sie Software oder Projektmanagement-Tools wie Google Drive, OneDrive oder SharePoint nutzen. Eines der ersten Dokumente sollte eine Liste aller Mitglieder des Projekts oder Teams mit ihren Kontaktinformationen sein. Verwenden Sie diese Option, um sicherzustellen, dass jeder auf der Liste Zugriff auf SSOT hat. Es ist auch hilfreich, ein Benennungsschema zu entwickeln, damit die Dateien leicht identifiziert werden können, wenn der Ordner voll ist. Etwas wie LastName DocumentTitle Date.extension funktioniert gut.
Wenn es sinnvoll ist, erteilen Sie jedem die Bearbeitungsberechtigung, damit er markieren kann, was er getan hat, oder Ressourcen hinzufügen kann, sobald diese verfügbar sind. Wenn es zu viele Teammitglieder gibt oder Sie eine gewisse Aufsicht benötigen, beschränken Sie den Bearbeitungszugriff auf Manager.
SSOTs beseitigen Verwirrung darüber, wer was und wie tun muss, und erleichtern den Teammitgliedern den Aufstieg. Wenn beispielsweise jemand krank ist, können seine Verantwortlichkeiten und die Tools, die er zur Erledigung seiner Aufgaben verwendet, in einer einzigen Informationsquelle sofort in den Fokus gerückt werden.
Sie können den SSOT-Plan auch für den persönlichen Gebrauch nutzen, sei es, um den Fortschritt Ihrer eigenen Arbeitsprojekte oder anderer Angelegenheiten (z. B. Hausverwaltung) zu verfolgen. Bereiten Sie einen Ordner für Kontakte vor, die sich auf die Aktivitäten Ihrer Kinder, Wartungs- und Reinigungsfachkräfte und -aufgaben oder alles andere beziehen, was Sie benötigen. Dies ist hilfreich, wenn Sie aus irgendeinem Grund Details weitergeben müssen, z. B. weil Sie die Stadt verlassen und einen Freund bitten müssen, auf Ihre Wohnung aufzupassen.
„Eine einzige Quelle der Wahrheit“ klingt zwar hochtrabend, ist aber eine reale Geschäftsphilosophie, die Ihr Leben tatsächlich einfacher macht und Ihnen (nochmals, verzeihen Sie mir) mehr Werkzeuge an die Hand gibt, mit denen Sie andere Dinge bewältigen können. Bandbreite.
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Using a single source of truth can significantly enhance productivity in collaborative projects by providing a centralized location for all relevant information. According to a Lifehacker article, implementing a single source of truth (SSOT) in your workplace can help keep everyone on the same page, reduce confusion, and empower team members to be more productive.
By utilizing tools like Google Drive, OneDrive, or SharePoint, team members can collaborate more effectively on projects by having easy access to a centralized location for all relevant documents, task assignments, and communication. With a well-organized and secure SSOT, team members can save time by avoiding duplicate efforts and reducing the risk of miscommunication. Additionally, by granting proper access levels, team members can easily track progress, provide updates, and collaborate on tasks in real-time, ultimately leading to increased productivity.
Source: lifehacker.com
