Kommt es Ihnen manchmal so vor, als wenn die 24 Stunden am Tag nicht ausreichen würden? Wenn Sie abends zu Bett gehen und trotz Erschöpfung das Gefühl haben, über den Tag so gut wie nichts geschafft zu haben? Nachfolgend finden Sie ein paar Tipps und Tricks dazu, wie Sie Ihre tägliche Zeit sinnvoll planen und ihre Aufgaben erfolgreich erledigen können.
Schaffen Sie Übersicht!
Im Rahmen unseres alltäglichen und beruflichen Lebens entstehen unterschiedliche Aufgaben, die wir zu erledigen haben. Familie, Beziehung, Kinder, Haushalt, berufliche Verpflichtungen – und das ist noch längst nicht alles, was wir täglich meistern und bewältigen müssen. Manche Menschen engagieren sich auch noch ehrenamtlich in einem Verein, im Elternbeirat im Kindergarten oder in der Schule, helfen ihren Angehörigen, Nachbarn oder Freunden. Auch das bringt zusätzliche Verpflichtungen und Zeitaufwand mit sich. Je mehr Aufgaben wir haben, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir schnell die Übersicht verlieren.
Selbst ein Mensch mit dem besten Gedächtnis schafft es nicht, alles im Kopf zu behalten und sich an alles rechtzeitig zu erinnern. Steigen uns die Aufgaben über den Kopf, kann es schnell passieren, dass wir etwas vergessen oder nicht rechtzeitig erledigen.
Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine Übersicht zu schaffen. Schreiben Sie sich am Vorabend oder zu Beginn des Tages die Übersicht Ihrer Aufgaben auf, damit Sie den Umfang visualisieren und greifbar machen können. So fällt es Ihnen leichter der Tag zu planen und Prioritäten zu setzen, was zuerst erledigt werden muss und was vielleicht noch warten kann.
Schreiben Sie To-Do-Listen
Damit Sie Ihre Zeit und Ihren Tag durchplanen können, schreiben Sie To-Do-Listen. Sie können auch noch eine Wochenliste und sogar eine Monatsliste erstellen. Auf diese Weise lernen Sie Prioritäten zu setzen. Was müssen Sie dringend und unbedingt heute erledigen, welche Aufgaben erfordern Ihre besondere Aufmerksamkeit? Welche Aufgaben können noch warten? Doch schieben Sie nichts unnötig auf!
Eine gute Methode ist das Arbeiten nach dem Farb- oder Symbolsystem. Schauen Sie sich Ihre Aufgaben an und vergeben Sie ihnen besondere Zeichen. Welche Aufgaben lassen sich am schnellsten erledigen? Eine Überweisung, das Sichten der Post oder das Ausräumen der Spülmaschine sind zum Beispiel schnell gemacht. Vielleicht können Sie Kleinigkeiten an den Anfang des Tages schieben, so haben Sie innerhalb kurzer Zeit viele Aufgaben abgearbeitet – das gibt zusätzlich ein gutes Gefühl, etwas geschafft zu haben!
Welche Aufgaben hängen wie eine schwarze Wolke über Ihnen und hindern Sie daran, andere Aufgaben anzugehen? Vielleicht sollten Sie diese zuerst erledigen? Es gibt mehrere Systeme für das Priorisieren, Verteilen oder Erledigen der Aufgaben. Finden Sie das richtige System für sich: Wollen Sie zeitlich kürzere Aufgaben bevorzugen, oder doch lieber die aufwendigeren Aufgaben zuerst erledigen, damit Sie den Kopf frei haben, um sich anderen Herausforderungen zu widmen? Wie immer Sie sich auch entscheiden: Das System muss zu Ihrem Alltag passen.
Arbeiten Sie mit der Timer-Methode
Gleich werden Sie sich ertappt fühlen! Sie wollen sich einer bestimmten Aufgabe widmen und haben nur begrenzt Zeit dafür. Doch nach Ablauf dieser Zeit stellen Sie fest, dass Sie Ihre Aufgabe nicht erledigt haben, weil Sie sich zwischendurch von unzähligen anderen Sachen abgelenkt waren.
Leider neigen wir Menschen sehr stark dazu, uns ablenken zu lassen. Steht eine Putzaktion im Haus an, so versuchen wir mehrere Sachen gleichzeitig anzugehen und schaffen im Endeffekt so gut wie gar nichts. Müssen Sie bei der Arbeit einen bestimmten Auftrag erledigen, so schauen Sie immer wieder auf das Handy oder lassen sich durch Gespräche mit Kollegen ablenken. Ablenkung hindert Sie daran, Ihren Aufgaben konzentriert nachzugehen. Somit stapeln sich die Aufgaben und der Berg scheint irgendwann unüberwindbar. Die Versuchung ist jedoch oft viel zu groß, um widerstehen zu können. Wie kann man dagegen vorgehen?
Eine gute Möglichkeit ist, sich mit der Timer-Methode vertraut zu machen. Nehmen Sie sich eine realistische Zeitspanne vor, innerhalb der Sie Ihre Aufgabe erledigen wollen. Stellen Sie sich einen Timer und fangen Sie an, an Ihrer Aufgabe konzentriert zu arbeiten. Dabei dürfen Sie sich in dieser Zeit nur dieser einen Aufgabe widmen! Auf keinen Fall dürfen Sie sich ablenken oder mit etwas anderem beschäftigen! Wenn Sie die Küche putzen wollten, dann putzen Sie tatsächlich nur die Küche. Wollten Sie endlich die Unterlagen in Ihre Ordner einsortieren – dann legen Sie alles beiseite und kümmern sich endlich um die Dokumente! Denken Sie daran: Sie widmen sich nur einer einzigen Aufgabe und nichts anderem!
Bleiben Sie realistisch!
Setzen Sie sich dabei realistische Ziele: Wohl kaum werden Sie drei Stunden am Stück an Ihrer Steuererklärung arbeiten. Wenn Sie jedoch eine Stunde konsequent dieser Aufgabe nachgehen, so kommen Sie zumindest voran. Es geht auch nicht immer darum, eine Aufgabe vollständig zu erledigen, sondern wenigstens anzufangen (was vielen Menschen übrigens auch schwerfällt) oder den Prozess ins Rollen zu bringen. Stellen Sie den Timer anfangs auf maximal eine Stunde. Wenn Sie das durchhalten, dürfen Sie gern höher gehen.
Eine halbe Stunde mit gezieltem Putzen bringt viel mehr, als ein zielloses und stundenlanges Herumirren durch das Haus. Wenn Sie im Büro sind, so können Sie Ihren Kollegen gern eine höfliche und nette Ansage machen, dass Sie die nächste halbe Stunde nicht ansprechbar sind, weil Sie etwas wichtiges erledigen müssen.
Hände weg vom Handy!
Haben Sie sich schon Gedanken darüber gemacht, wie viel Zeit Ihnen das Nutzen elektronischer Geräte oder das Surfen im Internet raubt? Nur mal kurz einen Anruf beantworten, eine Nachricht lesen oder auf Instagram die neusten Benachrichtigungen checken: Smartphones und Internet sind Zeitdiebe Nr. 1. Leider leben wir jedoch in einer Zeit, in der jeder von uns unter Druck steht, ständig erreichbar sein zu müssen oder Angst hat, etwas zu verpassen.
Wenn Sie etwas erledigen möchten, legen Sie für diese Zeit am besten das Handy weg. Gewiss gibt es Situationen, in denen es wichtig ist, dass man erreichbar ist: Wenn man Kinder hat, für kranke oder ältere Angehörige abrufbar sein muss. Legen Sie sich in diesen Fällen zum Beispiel ein schlichtes Notfall-Handy zu oder reagieren Sie tatsächlich nur dann, wenn Sie wegen Ihren Kinder oder Angehörigen angerufen werden. Alle anderen Nachrichten und Anrufe werden ignoriert.
Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie Ihre Festnetznummer nur an bestimmte Personen und Institutionen weitergeben. Das bedeutet, dass Sie das Handy beruhigt ausschalten können, weil Sie im Notfall über das Festnetz erreicht werden können.
Kommunikations-Inseln
Schaffen Sie sich sogenannte „Kommunikations-Inseln“. Wenn Sie über eine längere Zeit nicht auf Ihr Handy verzichten können oder möchten, bauen Sie sich in Ihre Arbeitszeiten kleinere Zeitspannen ein, in denen Sie Ihre Nachrichten lesen, einen Blick auf die sozialen Medien werfen oder das Internet nutzen. Arbeiten Sie zum Beispiel eine Stunde durch und gönnen Sie sich danach eine Viertel Stunde Auszeit. Solche Kommunikations-Inseln sind viel sinnvoller und gewähren Ihnen mehr Kontrolle über Ihren Smartphone- und Internetkonsum, als das ununterbrochene Schauen auf das Smartphone, in der Angst, etwas verpassen zu können.
Time-Management will gelernt sein
Wenn etwas auf Anhieb nicht gelingt, nicht gleich aufgeben! Time-Management will gelernt sein. Je öfter und besser Sie Ihre Zeit planen, desto produktiver können Sie werden. Entwickeln Sie neue Methoden, probieren Sie neue Strategien aus und nehmen Sie sich unbedingt immer wieder Zeit, um Ihr Time-Management und die Erfolge daraus zu reflektieren. Es ist von großer Bedeutung, dass Sie regelmäßig prüfen, ob Ihre Methoden und Strategien anschlagen und Ihnen die erwarteten Resultate bringen.
Je mehr Klarheit und Struktur Sie in Ihren Alltag bringen, desto mehr Übersicht haben Sie über Ihre tatsächlichen Aufgaben, können diese sinnvoll über den Tag verteilen und somit viel produktiver arbeiten. Doch verbringen Sie nicht zu viel Zeit mit dem Planen und Träumen, sondern gehen Sie die Sache an! Wie der große deutsche Dichter Johann Wolfgang von Goethe bereits sagte: „Erfolg hat drei Buchstaben: TUN!“
