El Órgano ha formulado anteriormente varias sugerencias relativas a este asunto.
Limpiar ventanas, ordenar encimeras de la cocina y pasar la aspiradora detrás de los muebles son todas partes de la limpieza de primavera tradicional. Pero incluso organizar papeles merece una segunda mirada durante una limpieza a fondo.
En nuestros hogares, diferentes documentos, contratos, facturas y papeles varios se acumulan con el tiempo. En lugar de garabatear notas al azar, un enfoque más estructurado para la limpieza de primavera de los papeles puede ser beneficioso. Según Petra Hermann, una consultora de organización de Essen que se especializa en ambos, oficinas comerciales y privadas, "a menudo ni siquiera sabes lo que tienes".
Hermann sugiere escanear los documentos y almacenarlos digitalmente, ya sea en una computadora, una unidad de almacenamiento externa o en la nube. Guarda solo las copias físicas que son esenciales, como los contratos de alquiler o los documentos de la póliza de seguro actual. Todo lo demás puede ser triturado y reciclado.
Tirar documentos caducados
Las instrucciones de funcionamiento, por ejemplo, a menudo vienen en varios idiomas y a menudo no se necesitan en su totalidad. Pueden ser escaneadas o fotografiadas y guardadas digitalmente con sus nombres respectivos.
Anualmente o según sea necesario, también puedes revisar las carpetas y desechar los documentos caducados, como los recibos viejos o los certificados de garantía. La limpieza digital de documentos también puede servir como una oportunidad para verificar: ¿está el último contrato en su lugar adecuado?
Organizar documentos por tema
Incluso un sistema de archivo tradicional puede requerir una reevaluación. Un error común que Hermann señala es almacenar documentos y contratos cronológicamente en carpetas. Aunque estén almacenados, "no me sirve de nada porque todavía tengo que revolver la carpeta para encontrar lo que necesito", dice. Se vuelve cada vez más complicado cuando otros, como los miembros de la familia, necesitan localizar un papel específico mientras estás enfermo o de viaje.
Hermann sugiere organizar los documentos por tema en lugar de cronológicamente. Por ejemplo, crea una carpeta para todos los asuntos relacionados con el hogar o divide la carpeta de documentos en secciones temáticas. Y asegúrate de listar la información más importante de cada documento, como el número de cliente y el número de cuenta del proveedor de electricidad, o los detalles de contacto del arrendador del contrato de alquiler.
Si clasificas regularmente los documentos físicos, es posible que descubras que una sola carpeta temática es suficiente para todos los archivos relacionados con la vivienda, el seguro y similares, según Hermann. Y no siempre tienen que estar en una carpeta de archivo tradicional; los documentos pueden organizarse temáticamente y de manera espacio-ahorrando en carpetas colgantes.
Después de escanear y digitalizar los documentos esenciales, considera desechar los caducados como los recibos viejos o los certificados de garantía durante el proceso de revisión anual. Para administrar eficientemente tus documentos digitales, organizarlos por tema en lugar de cronológicamente puede reducir significativamente el tiempo que se pasa buscando información específica.
