Organice mejor sus días con <unk>bloqueo de tiempo<unk>
Hay muchas formas de establecer una agenda, desde usar un planificador de papel y lápiz hasta sacar algunos rotuladores de borrado en seco y escribir en tu reloj. Un método aspira a funcionar dándote más información sobre cómo pasas tu tiempo y ayudándote a administrar tu día hasta el minuto. Se llama bloques de tiempo.
¿Qué son los bloques de tiempo?
Los bloques de tiempo son la acción de organizar tu horario de manera que todas las actividades que debes hacer en un día estén contabilizadas. Idealmente, deberías hacerlo usando una herramienta de calendario digital como Google Calendar. Aunque estés escribiéndolo todo a mano en una hoja de papel, considera la forma en que se ve un Google Calendar. Cada día se representa en una columna dividida en incrementos de 15 minutos, desde la medianoche hasta las 11:59 p.m. Cuando añades una reunión o cita en el calendario, aparece un cuadro y ocupa el espacio que representa cuánto tiempo el evento te quitará del día.
Con los bloques de tiempo, tu objetivo es llenar toda la columna con cuadros, sin dejar espacio en blanco. Incluye incluso tus periodos de descanso. No hay actividad - desde desayunar hasta hacer recados o llamar a tu mamá - que sea demasiado pequeña para añadir a la lista. Luego, clasifica todo con un color bonito (en la gestión del tiempo, tienes que encontrar tu propia diversión).
Cómo crear una agenda de bloques de tiempo
Comienza haciendo una lista de todo lo que vas a hacer mañana. Por ejemplo, podrías despertarte, checar las noticias, ducharte, hacer café, ir al trabajo, tomar el desayuno, responder correos electrónicos, asistir a una reunión, almorzar con un amigo de la escuela, trabajar en un proyecto, regresar a casa, llevar a los niños a un juego de béisbol, recoger la cena, comer esa cena, ver tu programa favorito, prepararte para dormir, estar despierto pensando en el cambio climático y dormir.
Una vez que hayas escrito la lista exhaustiva de tus tareas del día, marca cuánto tiempo podría (o debería) llevar cada una. Luego, toma el papel (o abre el software) que estás usando para bloquear el tiempo y añade cada evento y responsabilidad según el tiempo que le hayas asignado. Si quieres ver cómo estás dividiendo tu día, elige diferentes colores para clasificar las tareas, como azul para el aseo/baño, amarillo para el trabajo y verde para las comidas.
Según la empresa de gestión de la fuerza laboral Spica, el truco después es tratar cada cuadro como tratarías una reunión: No la reprogrames. No la muevas demasiado. Honra el compromiso de tiempo que representa, comprométete a hacer la tarea en el momento especificado y haz lo mejor posible para terminarla en el tiempo que te hayas asignado. Esto se llama boxing de tiempo, un concepto similar pero ligeramente diferente que implica darte un tiempo determinado para hacer algo, centrarte solo en esa tarea durante ese tiempo y detener tu trabajo cuando el tiempo se acabe. He escrito más extensamente sobre las similitudes y diferencias entre el boxing y el bloqueo de tiempo, pero lo que realmente necesitas saber es que durante el tiempo que te hayas asignado para hacer algo en tu calendario, deberías involucrarte completamente en trabajo profundo, evitar distracciones y dirigir toda tu energía hacia la responsabilidad que tienes entre manos. Como con cualquier reunión o evento planeado con anticipación, surgirán cosas que desbaraten la agenda, pero en ausencia de un gran trastorno (el tipo de cosa que moverías una reunión de trabajo), comprométete a cumplir con tus bloques de tiempo.
Es inteligente aquí también implementar algún tipo de seguimiento del tiempo, ya sea que implique escribir cuánto tiempo te toman tus tareas o usar un software para monitorear tu trabajo, para que puedas ajustar tus bloques de tiempo a medida que avanzas. Durante la primera semana o dos, es probable que estés adivinando cuánto tiempo te tomará cada tarea cuando estés construyendo la agenda, pero después de un tiempo, deberías poder identificar si algo tarda más o menos tiempo del que has asignado, luego ajusta la agenda para que coincida con esas necesidades en el futuro.
La razón por la que los bloques de tiempo funcionan
Los bloques de tiempo son amados por sus seguidores. Como señala la Revisión de Negocios de Harvard, una lista de tareas pendientes regular te da demasiadas opciones y no suficiente estructura. Agregar el elemento tiempo te ayuda a mantenerte en la tarea.
También te ayuda a cumplir con los plazos y mantenerte dentro de tus pautas. Si sabes que un proyecto o tarea determinado te llevará un total de 50 horas, los bloques de tiempo te ayudan a distribuir esas horas y hacer espacio para ellas en tu horario, lo que te permite cumplir con las cosas en un plazo establecido sin tener que adivinar si realmente tienes tiempo para ellas. Si terminas algo antes de lo previsto, ¡genial! Añade un poco de tiempo libre en un bloque.
Implementar la programación de tiempo en su rutina laboral puede mejorar significativamente la productividad. Por ejemplo, podría programar un tiempo específico para centrarse en las tareas laborales, utilizando diferentes colores para distinguir entre tareas como reuniones (amarillo), descansos (verde) y sesiones de trabajo enfocado (azul). Siempre intente respetar estos bloques de tiempo como lo haría con una reunión programada, asegurándose de completar las tareas durante el tiempo asignado para maximizar la eficiencia. También puede utilizar software de productividad para rastrear y ajustar los bloques de tiempo en función de la duración real de las tareas, mejorando su estrategia de programación de tiempo con el tiempo.
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