Mit einer einzigen Quelle der Wahrheit" produktiver sein
Wenn man seinen ersten Bürojob antritt, lernt man eine ganz neue Sprache. Plötzlich lernt man die "Arbeitsabläufe" seines Teams kennen, ist gezwungen zu erklären, ob man die "Bandbreite" hat, um eine neue Aufgabe zu übernehmen, und muss ständig "zurückgehen" und "nachbohren" - alles im Namen des "Lernens". Ein Begriff aus der Arbeitswelt, den Sie vielleicht noch nicht kennen, ist die "einzige Quelle der Wahrheit" - und er ist tatsächlich ein hilfreiches Instrument, um organisiert zu bleiben. Im Folgenden erfahren Sie, was eine "einzige Wahrheitsquelle" ist und warum Sie eine solche in Ihren (verzeihen Sie mir) Arbeitsablauf integrieren sollten.
Was ist eine einzige Quelle der Wahrheit?
Wenn Ihr Chef von einer "Single Source of Truth" spricht, meint er eigentlich ein Repository für alle Informationen und Ressourcen, die mit Ihrer Arbeit zusammenhängen. Das ist es eigentlich schon: Sie kann alles enthalten, was Sie für ein bestimmtes Projekt oder Ihre Arbeit insgesamt benötigen, z. B. Verträge, Anweisungen, Zeitpläne, Kontaktformulare, Vorlagen, Übersichten... und so weiter.
Sie sollte gut organisiert und für jeden zugänglich sein, der mit einem bestimmten Projekt zu tun hat. Früher war es vielleicht ein großer alter Aktenordner, aber die moderne Version beinhaltet wahrscheinlich cloudbasierte Software. Ein Google Drive ist zum Beispiel perfekt für ein SSOT.
Die Verwendung eines SSOT ähnelt der "Aktionsmethode" der Produktivität, bei der Sie Ihre Aufgaben mithilfe eines Arbeitsblatts in Aktionsschritte, Referenzen und Backburners sortieren müssen. Die Spalte, die den Referenzen gewidmet ist, enthält Informationen, die sich auf die Erledigung Ihrer Aufgabe beziehen, und kann als eine kleine SSOT betrachtet werden.
Wie verwenden Sie eine SSOT?
Wenn Sie in einem Team arbeiten, können Sie eine Software oder ein Projektmanagement-Tool wie Google Drive, OneDrive oder SharePoint verwenden. Das erste Dokument darin sollte eine Liste aller Projekt- oder Teammitglieder sowie deren Kontaktdaten sein. Damit stellen Sie sicher, dass jeder auf der Liste Zugriff auf das SSOT hat. Es ist auch hilfreich, ein Namensschema festzulegen, damit die Dateien leicht zu identifizieren sind, wenn sich der Ordner füllt. So etwas wie Nachname_DokumentTitel_Datum.extension funktioniert gut.
Wenn es sinnvoll ist, sollten Sie allen Teammitgliedern Bearbeitungsrechte einräumen, damit sie ihre Arbeit markieren oder Ressourcen hinzufügen können, sobald sie verfügbar sind. Wenn es zu viele Teammitglieder gibt oder Sie einen gewissen Überblick haben möchten, sollten Sie die Bearbeitungsrechte auf die Manager beschränken.
SSOTs beseitigen die Verwirrung darüber, wer was tun muss und wie er es tun kann, und sie erleichtern es den Teammitgliedern, einzuspringen. Wenn zum Beispiel jemand krank ist, sind seine Aufgaben und die Tools, die er zur Erledigung seiner Aufgaben verwendet, sofort in der Single Source of Truth verfügbar.
Sie können den SSOT-Plan auch für den persönlichen Gebrauch nutzen, sei es, um Ihren eigenen Fortschritt bei einem Arbeitsprojekt oder etwas anderes, wie die Verwaltung Ihres Hauses, zu verfolgen. Legen Sie einen Ordner für Kontakte an, die sich auf die Aktivitäten Ihrer Kinder, Wartungs- und Reinigungsfachleute und -aufgaben oder was auch immer Sie benötigen, beziehen. Dies ist hilfreich, wenn Sie aus irgendeinem Grund Details austauschen müssen, z. B. wenn Sie verreisen und einen Freund auf Ihr Haus aufpassen lassen müssen.
So hochtrabend eine "einzige Quelle der Wahrheit" auch klingen mag, dies ist eine dieser unternehmerischen Ideen, die in der Praxis Vorteile bringt und Ihr Leben tatsächlich einfacher macht, so dass Sie (verzeihen Sie mir nochmals) mehr Zeit für andere Dinge haben.
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Quelle: aussiedlerbote.de
